Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ в ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.
За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.
Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.
Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в том числе с которыми заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.
На застрахованных лиц, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости населения.
Отчет состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.
Краткая инструкция, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ для ПФР, следующая:
- Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчет.
- Выбрать тип подаваемых сведений.
- Указать отчетный период — календарный год.
- Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:
- столбец 1 — номер записи по порядку;
- столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
- столбец 5 — СНИЛС;
- столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
- столбец 11 — дополнительные сведения, например об отпусках или больничных;
- столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчетного года, в этом случае в графе ставится «Х».
- Раздел № 4 формы заполняется, только если ее тип — «Назначение пенсии». В этом случае знаком «Х» обозначается начисление страховых взносов за периоды, указанные в разделе 3.
- Раздел № 5 предназначен для случаев, когда имеются пенсионные договоры досрочного негосударственного пенсионного обеспечения и только при типе отчета «Назначение пенсии».
- В заключение руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание соответствующей доверенностью, подписывает документ, ставит дату составления и печать компании, при ее наличии.
- Форма СЗВ-СТАЖ — это относительно новая форма отчётности, которая подаётся с 2017 года.
- Сдавать отчётность должны все организации и ИП с наёмными работниками.
- Небольшие организации со штатом не больше десяти человек могут подавать отчёт в бумажном или электронном виде, все остальные — только в электронном.
- Вместе с формой СЗВ-СТАЖ обязательно подаётся форма ОДВ-1, без неё ПФР не примет отчёт.
- Отчёт подаётся в ПФР раз в год не позднее двух месяцев с момента окончания отчётного периода, в 2022 году это с 1 января по 1 марта.
- Досрочно отчёт подают при выходе работника на пенсию или при необходимости скорректировать данные.
- СЗВ-СТАЖ заполняется при увольнении сотрудника и выдаётся ему на руки, отправлять в ПФР при этом отчёт не нужно.
В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ
Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:
- В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
- Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
- Выбираем дату заполнения и отчетный год.
- Указываем тип представляемых сведений.
- Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:
- В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
- Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.
Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.
И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.
Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ по итогам 2021 года — 01.03.2021. Данная форма также подается в ПФР при ликвидации компании или выходе работника на пенсию. При несвоевременной сдаче сведений к работодателю будут применены штрафные санкции.
За всеми изменениями, касающимися сдачи пенсионных отчетов, следите в нашей рубрике «СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ».
Источники:
- Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
- Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какие реквизиты влияют на отчет
На корректность любого отчета влияет настройка определенных параметров программы. СЗВ-СТАЖ — не исключение. Чтобы быть уверенным в правильности отчета, вы можете проверить личные карточки сотрудников:
- Из вкладки Трудовая книжка в отчет тянутся данные по периодам работы сотрудника, а также сведения об условиях труда, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (Территориальные условия труда, Особые условия труда, Основание исчисления страхового стажа и Основание для досрочной пенсии).
- На вкладке Отпуска обратите внимание на периоды, важные для расчета пенсии, например, отпуск по уходу за ребенком должен быть отражен, ибо напрямую влияет на стаж.
- Сведения о периодах временной нетрудоспособности должны быть отражены на вкладке Медицинские данные.
- На вкладке Исполняемые должности, а именно в карточке Штатная единица, принципиально заполнение реквизита Условия труда — те же самые графы, которые при приеме на работу вносятся в личную карточку работника (Территориальные условия труда, Особые условия труда, Основание исчисления страхового стажа и Основание для досрочной пенсии). Обратите внимание: в версии программы 1.23 предусмотрена опция «Списки»: если вы выбираете Список 2, то реквизит Особые условия труда заполнится автоматически.
Если вы обнаружили, что каких-то данных не хватает, внести их вы можете с помощью соответствующих приказов.
Если есть особые условия, то стоит обратить внимание и на вкладку Особые условия труда (доп), ведь в форму ОДВ-1 попадают сведения об особенностях работы и документы, подтверждающие право на льготное пенсионное обеспечение.
Как отчитаться о лицах, которые продолжают работать после оформления пенсии
В отчете обязательно должны присутствовать все работники, которые в течение года сотрудничали с организацией или ИП. Не важно, кто и в каком объеме получал выплаты и получал ли, основное требование — с работодателем заключен трудовой договор, договор ГПХ или договор авторского заказа, лицензионный договор.
Если сотрудник идет оформлять пенсию, но собирается продолжить трудиться, работодатель подает в ПФР информацию о нем в течение трех дней со дня получения соответствующего заявления. В правом верхнем углу, где вписывают тип сведений, о. Поскольку данные о новых работниках отдельно в Пенсионный фонд не подаются, в дальнейшем (по итогам года) по работнику-пенсионеру надо отчитываться по форме с типом «Исходная», как и по всем остальным работникам.
Кто должен сдавать отчет СЗВ-СТАЖ в 2017 г.
СЗВ-СТАЖ – это новая форма, применяемая с отчетности за 2017 год, принятая постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. В отчете отражаются сведения о периодах работы сотрудников, а также о факте начисления и уплаты «пенсионных» взносов.
Подавать форму СЗВ-СТАЖ в 2021 году должны все работодатели, в том числе: организации и их обособленные подразделения, ИП, частные адвокаты и нотариусы. В отчет включается информация обо всех сотрудниках, работающих как по трудовому договору, так и по договорам ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются «пенсионные» взносы. На физлиц, официально признанных безработными, новая форма СЗВ-СТАЖ подается службой занятости.
Если у ИП, частных адвокатов и прочих самозанятых лиц нет работников, то подавать отчет о своем стаже они не должны.
Формат предоставления
Вид подачи отчетности в ПФ РФ напрямую зависит от среднесписочной численности работников.
Если в компании трудятся 25 человек и более, необходимо отчет СЗВ-СТАЖ заполнить онлайн на сайте ПФР и отправить в электронном виде, отчет на бумаге не примут. За несоблюдение требований о формате предоставления отчетности предусмотрены отдельные меры административной ответственности.
Если численность компании не дотягивает до 24 человек, то спокойно отчитывайтесь на бумажных носителях. Компания вправе упростить и ускорить документооборот с контролирующими органами, перейдя на электронный обмен данными, то есть отправлять отчетность электронно.
ВАЖНО!
Для формирования электронной отчетности понадобится специальная усиленная цифровая подпись. Ее следует оформить на имя руководителя либо на иное ответственное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (право подписи).
Электронная подпись, не отвечающая действующим требованиям криптографической защиты информации, не применяется для подписания электронных отчетов. ПФР откажет в приеме такого отчета.
Документ устанавливает общие правила заполнения бланка справки СЗВ — стаж при увольнении в бумажных формах:
- Сведения вносятся шариковой ручкой или чернилами любого цвета, кроме зеленого и красного.
- Бланк заполняется разборчиво, печатными буквами, без помарок. Ошибки нельзя исправлять, закрашивать, заклеивать или зачеркивать в строке бланка. Бланк с ошибками заполняется заново.
- Все разделы заполняются заглавными буквами.
- Допускается внесение сведений при помощи компьютера (средств вычислительной техники) с соблюдением требования к цвету чернил.
- Все сведения вносятся на основании документов работодателя (страхователя):
Форма подается не позднее 1 марта года, следующего за расчетным периодом. Поскольку в 2021 году 1 марта — это понедельник, рабочий день, срок сдачи отчета не переносится. Отчет необходимо подать не позднее 1 марта 2021 года.
Рекомендуем подготовить и отправить сведения в Пенсионный фонд заблаговременно. Это обезопасит учреждение от штрафных санкций. Если в отчетности обнаружится ошибка, то есть время ее исправить и подать корректировочный отчет. В противном случае организацию накажут рублем.
| Категория сотрудников | Срок и куда подается |
| Действующие сотрудники | До 01.03.2021 — в ПФР
(* в течение пяти дней со дня поступления запроса на руки работнику) |
| Работающие по гражданско-правовым договорам (в случае начисления страховых взносов) | |
| Уволенные в 2020 | |
| Увольняющиеся в 2021 | На руки увольняющемуся сотруднику в день увольнения + в ПФР в следующем отчетном периоде (до 01.03.2022) |
| Все работники при ликвидации и реорганизации предприятия | На руки уволенным в день увольнения + в ПФР в течение одного месяца с даты промежуточного ликвидационного баланса или передаточного акта |
| Уходящие на пенсию | В ПФР в течение трех календарных дней с даты заявления работника о назначении пенсии |
| ИП без сотрудников | Не сдают |