Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Юрист юридического отдела»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Разработка договоров несет следующие правовые риски:
- отсутствие проверки контрагента на банкротство, на участие в судебных спорах, ликвидацию и чистоту прав;
- отсутствие полномочий в доверенности подписанта, отсутствие одобрения сделки, необходимых лицензий;
- незаключенность договора, в котором отсутствуют существенные условия;
- недействительность сделки, несоответствующей закону или непрошедшей регистрацию;
- двусмысленность условий, избыточность или невыполнимость обязательств, особенно встречных;
- различные сроки, а также условия сдачи-приёмки, ущемляющие интересы одной из сторон;
- недостаток или избыток ответственности, право на изменение или расторжение договора, односторонний отказ от договора, не присущее виду сделки.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Юрист необходим при заключении любого договора
Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры — в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.
Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.
После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.
Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.
Регистрация договоров
Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).
На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).
При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).
В любой компании договор является одним из наиболее необходимых и распространённых документов
В договоре определяются права и обязанности, ответственность сторон, порядок их взаимодействия, способы и формы расчётов. Юридически грамотно составленный договор является гарантией коммерческого успеха и взаимовыгодного сотрудничества сторон договора,эффективной мерой защиты прав и законных интересов юридического лица при возникновении споров в судебном (досудебном) порядке. От правильности составления договора и точности его формулировок, не допускающих двойного толкования условий договора, правильного определения предмета, существенных и иных его условий, корректной детализации условий договора, препятствующих ущемлению интересов Клиента, зависят не только прибыль, но и деловая репутация, и экономическая безопасность любого юридического лица.
Преимущества штатного юриста
Организация может решать свои юридические вопросы двумя способами: заключить договор с юридической компанией (адвокатским бюро) и обращаться к ним при необходимости за правовой помощью, либо оформить в штат постоянного сотрудника.
В первом случае главным преимуществом является то, что в распоряжении компании оказывается целая юридическая организация, в которой работают специалисты разного профиля.
Это позволяет рассчитывать на получение квалифицированной помощи по любому вопросу.
Но подобные юридические конторы работают с несколькими клиентами одновременно, поэтому решение срочного вопроса для конкретного заказчика может затянуться.
К тому же, отсутствует возможность получения моментальной юридической помощи по незначительным текущим делам, поскольку нужный специалист не находится непосредственно на предприятии.
Главный минус работы с юридическими конторами – высокая стоимость подобных услуг.
Наличие штатного юриста, либо целого юридического отдела дает руководству организации целый ряд преимуществ.
Требования к специалисту по договорной работе
Обязательных требований к такому работнику нет. Условия об образовании устанавливаются самостоятельно, с минимальным опытом или даже без такового, в зависимости от размеров ответственности работника. Например, менеджер имеет высшее или среднее профессиональное образование (юридическое или экономическое) и стаж работы по специальности от одного года. В инструкции укажите, что должен знать сотрудник, отвечающий за договоры:
- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
- гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
- налоговое законодательство;
- порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации.
Обычно на этапе определения сроков и условий проводится несколько встреч с подрядчиками. Это необходимо для того, чтобы достичь компромисса. В ходе переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами, описывающими условия и детали документа, договариваются о цене и порядке расчетов.
Перед встречей перечислите семь важных терминов в проекте договора:
Краткое описание договора (поставка, услуга или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные предприятия могут состоять из большого количества юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого будут приложены усилия).
Цена или условия оплаты.
Ответственность за неисполнение обязательств.
Сроки и дополнительная информация.
Квалификационные требования к юристам
Описание требований к квалификации юриста можно найти в Квалификационном справочнике (см. постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) — там предусмотрена должность юрисконсульта. Но деятельность современного юриста далеко не исчерпывается деятельностью юрисконсульта. Так, отдельным направлением является договорная работа – во многих организациях нанимают одного или нескольких сотрудников (а иногда и целый отдел) только лишь для ее выполнения. Поэтому ориентироваться на справочник при определении обязанностей юриста-договорника нельзя.
Что касается профессиональных стандартов, то для специалистов в юридической области (в отличие, кстати, от экономистов) таковые вообще пока не разработаны и в ближайшее время их разработка не планируется. В большинстве случаев работодателям приходится самостоятельно разрабатывать требования к юристу с учетом направления его деятельности.
Особенности деятельности юриста
Юрист может быть принят на работу в организацию, где уже существует юридическая структура с наработанной правовой базой, либо стать первым подобным специалистом.
В первом случае специалисту достаточно разобраться в уже налаженной правовой системе, ознакомиться с принятыми формами договоров, должностными инструкциями и т.д.
В такой ситуации риск совершить ошибку, которая приведет к негативным юридическим последствиям для организации, сведен к минимуму.
В иную ситуацию попадает специалист, который пришел на только что образовавшуюся должность юриста в компанию.
Сюда относится разработка должностных инструкций, подготовка проектов типовых договоров, принятие дополнительных соглашений, создание стандартных юридических формулировок, учет возможных сложностей и «подводных камней» и т.д.
Для успешного решения подобных вопросов юристу важно не только разбираться в российском законодательстве и особенностях деятельности конкретной организации, но, также, заручиться поддержкой руководства предприятия.
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.