Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «инвентарный номер основных средств сколько цифр казахстан». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.
Инвентарный номер и особенности его применения
Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.
Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:
Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.
К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:
Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:
Эффективная инвентаризация и учёт ОС
Для того чтобы его облегчить, целесообразно внедрить автоматизацию бухгалтерского учета и самого инвентаризационного процесса. В этом случае будут получены качественные и достоверные результаты деятельности, которые вполне можно будет использовать для принятия различных управленческих решений.
Законодательство об инвентаризации
Нормативно правовые акты Республики Казахстан, регулирующие проведение инвентаризации:
1. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Закон РК г. № 2732 от 26.12.95
2. «Об утверждении Методических рекомендаций «О порядке проведения юридическими лицами (организациями) инвентаризации имущества и обязательств», Приказ Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК № 47 от 06.03.98 г.
3. «Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в организациях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов РК», Приказ Департамента Казначейства Министерства финансов РК г. № 335 от 23.07.98
4. «Организация бухгалтерской службы», Стандарт бухгалтерского учета (СБУ) 24
5. «Об утверждении Инструкции о порядке списания имущества, закрепленного за государственными предприятиями и государственными учреждениями», Приказ Министра финансов РК № 470 от 01.11.2000 г.
Согласно этим нормативно-правовым актам:
Недостача или порча товарно-материальных запасов
В случае выявления предметов имущества, пришедших в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись, а в протоколе комиссии указываются причины порчи и виновные лица, если таковые установлены.
Члены комиссии несут ответственность в установленном законодательством порядке за внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков.
В данном случае готовится дополнительный товарный отчет с указанием суммы недостачи или излишки. В результате этого в товарном отчете фактические остатки ценностей будут соответствовать данным, полученным при инвентаризации.
Проведение инвентаризации любого из видов имущества, например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных запасов и др. предусматривает свои особенности и свою технику проведения.
Не позднее 10 дней после окончания любой инвентаризации руководитель предприятия на основании протокола может организовать контрольную проверку с целью перепроверки инвентаризации имущества.
Бухгалтерия с целью своевременного и объективного отражения результатов инвентаризации в учете обязана:
обработать, проверить и записать в учетные регистры все представленные и оформленные материально ответственными лицами отчеты;
произвести сверку данных бухгалтерского и натурально-стоимостного учета имущества, завершив ее при необходимости составлением акта;
вывести учетные остатки активов на дату инвентаризации;
проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами.
Кроме того, инвентаризацию обязательно нужно проводить и в иных случаях, например, при смене материально-ответственного лица, обнаружении факта хищения или порчи имущества, ликвидации компании и др.
Когда нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации
Основные цели проведения инвентаризации сводятся к следующим моментам:
Процесс проведения инвентаризации вручную достаточно сложный и трудоемкий, а потому целесообразно внедрить автоматизацию как самой инвентаризации, так и непосредственного учета имущества.
Главное! Автоматизация учета ОС и инвентаризации необходима для того, чтобы можно было получать достоверную информацию о наличии и движении объектов имущества на конкретный момент времени.
Для чего нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации
Благодаря автоматизации учета ОС и инвентаризации компания может достичь следующих положительных моментов:
Для автоматизации учета и инвентаризации ОС в настоящее время используется два основных типа технологии: Штрих-кодирование и RFID.
Процесс внедрения автоматизации учета и инвентаризации ОС на основе штрих-кодирования предполагает следующие шаги:
1. промаркировать объекты имущества. Для осуществления этого действия используются специальные клеящиеся этикетки, на которых напечатаны штрихкоды. Они создаются посредством использования специальных принтеров для печати этикеток или меток. Тип этикеток для маркировки зависит от объектов имущества, подлежащих учету. Целесообразно использовать полипропиленовые этикетки, поскольку они более долговечны и устойчивы к механическим повреждениям. Кроме того, этикетки могут быть как простые метки-наклейки, так и защищенные корпусные метки;
2. купить спецоборудование для считывания информации. Для этого используются особые терминалы сбора данных, представляющие собой мобильные компьютеры со сканером штрихкодов. Кроме того, компании могут применять одновременно и простые смартфоны, и терминалы сбора данных;
3. установить ПО для инвентаризации. Оно необходимо для работы терминалов сбора данных и передачи информации в автоматизированную систему бухгалтерского учета.
Наиболее эффективные решения для автоматизации учета ОС и инвентаризации
RFID инвентаризация представляет собой технологию, основанную на использовании особых специальных самоклеющихся и корпусных радиочастотных меток со встроенным чипом – идентификатором. Такая метка передают информацию в закодированном виде о том объекте имущества, за которым она закреплена.
Радиочастотная метка передает идентификатор считывателю отраженным сигналом. Использование RFID меток диапазона UHF (860-960MHz) позволяет собирать данные на удаление до 5-10 метров.
Дальность зависит от мощности устройств считывания и размера и конфигурации меток. Режим антиколлизии, реализуемый в данном частотном диапазоне, позволяет одновременно собирать данные с большого количества меток одновременно. По заявлением производителей RFID считывателей более чем 100 меток в секунду. Это позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее чем на технологии с использование штрих-кодов. Более того, не требуется прямой видимости метки для считывания. Например, метка размещенная за деревянной или пластиковой перегородкой считается почти так же хорошо, как и в прямой видимости.
Использование технологии RFID подразумевает наличие таких элементов:
Преимущества использования технологии RFID заключаются в таких моментах:
существенно сокращается время проведения инвентаризации;
увеличивается скорость учета основных средств;
появляется возможность увеличить количество периодических инвентаризаций;
можно распределить перечень основных средств по годам эксплуатации и планировать приобретение новых ОС;
есть возможность собирать информацию о месте расположения конкретных объектов ОС на территории компании;
не нужно вручную вводить инвентарные номера объектов основных средств;
исключается необходимость повторной маркировки в связи с неограниченным сроком их эксплуатации;
появляется возможность минимизировать риски возникновения ошибок и неточностей при учете основных средств;
компания может контролировать моменты несанкционированного выноса объектов имущества посредством установки считывателей на проходных;
появляется возможность оптимизировать расходы компании.
Оснащенное идентификаторами имущество позволяет реализовать контроль доступа. Удобное предоставление разрешений для перемещения по факту создания документа перемещения, позволит предотвращать несанкционированное перемещение и вынос объектов имущества с территории предприятия в автоматическом режиме.
Возможна и обратная ситуация. МОЛу предоставляется разрешение перемещать ОС в пределах определенных зон, что создает уведомление администратору и он принимает решение: создать документ перемещения или вернуть ОС на место. Всем остальным, кроме МОЛа, есть возможность запретить перемещать ОС между помещениями. Сообщение о подобном несанкционированном перемещении может отправляться сразу в службу безопасности.
Фотография ОС отображающаяся на экране службы КПП позволит защитить от переклеивания меток.
Общие правила составления
Законодательством не предусмотрен особый порядок присвоения номеров. Организация вправе самостоятельно разрабатывать этот регламент. Процедура прописывается в Учётной политике предприятия или другом акте.
Главное требование — указание уникального номера для каждого объекта. Недопустимо, чтобы обозначения повторялись. Если основное средство снимается с учёта, его номер можно присвоить иному объекту минимум через 5 лет.
Номера должны быть порядковыми. В крупных организациях лучше разработать методические указания о присвоении кодов. Номер может состоять из нескольких частей: филиал компании, подразделение, код внутри подразделения. При передаче средства в другие филиалы оно не затеряется. Небольшие фирмы могут использовать простую нумерацию от 1.
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Как составить инвентарный номер: пример
На заводе ООО «Стройпроект» к бухучёту приняли компьютер. Объект выдан подразделению под номером 9. Последний зарегистрированный код — 0121.
Компьютер относится к перечню «Машины и оборудование». В итоге, объект зарегистрирован под номером 9101340122:
Во время реорганизации предприятия из одной формы собственности в другую меняется его собственник. Каждый новый владелец устанавливает новые инвентарные номера для всех объектов.
В органах кадастрового учёта хранятся сведения о строениях: инвентарный номер дома и дополнительный код в виде цифр или букв. Этот номер позволяет определить район и вид недвижимости.
Нет строгой инструкции, как исправлять ошибки при назначении номеров. В зависимости от ситуации можно произвести комплектацию объекта, списание или принятие к учёту нового объекта.
Инвентаризация объектов должна проводиться внимательными и ответственными бухгалтерами по регламенту. Ошибки в учёте средств наказываются контролирующими органами. Предприятие будет платить штрафы при нарушении порядка учёта.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
Инвентарный номер и особенности его применения
Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.
Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:
- ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
- нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
- непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.
Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.
Как построить систему нумерации
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.
Общие правила составления
Законодательством не предусмотрен особый порядок присвоения номеров. Организация вправе самостоятельно разрабатывать этот регламент. Процедура прописывается в Учётной политике предприятия или другом акте.
Главное требование — указание уникального номера для каждого объекта. Недопустимо, чтобы обозначения повторялись. Если основное средство снимается с учёта, его номер можно присвоить иному объекту минимум через 5 лет.
Номера должны быть порядковыми. В крупных организациях лучше разработать методические указания о присвоении кодов. Номер может состоять из нескольких частей: филиал компании, подразделение, код внутри подразделения. При передаче средства в другие филиалы оно не затеряется. Небольшие фирмы могут использовать простую нумерацию от 1.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
- ее размеров;
- структуры и наличия подразделений;
- возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
- 04 — счет учета НМА;
- 03 — код подразделения, в котором находится объект;
- 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
- «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
- «СКЛ» — склад и др.
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
Как присвоить инвентарный номер
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.
Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.
Как проставить инвентарный номер
Нумерация инвентарных объектов производится материально ответственным лицом. Нормы п. 46 инструкции № 157н предусматривают постоянство закрепления номера. Из этого следует, что инвентарные номера объектов не должны меняться. Требованиями этого же пункта закрепляется необходимость нумерации движимого и недвижимого имущества ценой более 3 тыс. руб. Инвентарный номер будет присвоен каждому объекту, который подпадает под указанный критерий.
Инвентарный номер закрепляется за объектами, задействованными в основной деятельности, а также теми, которые хранятся на складе или были законсервированы. Инвентарный номер указывается на каждом объекте учёта и записывается в учётных бухгалтерских документах. Номер наносится в том месте, куда легко обеспечить доступ: рабочая поверхность инструмента, внутренняя дверца шкафа, обратная сторона столешницы.
Инвентарный номер объекта:
- указывается краской;
- прикрепляется биркой;
- проставляется на нестираемой этикетке;
- маркируется лазером;
- наносится штрих-кодом.
Учет основных средств при поступлении в бюджетные учреждения
ОС приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит:
- стоимость, уплачиваемая поставщику;
- стоимость строительных работ при создании объекта;
- стоимость всех затрат, необходимых для создания ОС;
- транспортные расходы;
- суммы за сопутствующие услуги;
- таможенные пошлины;
- а также другие расходы, связанные с покупкой/созданием ОС.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если объект ОС будет использоваться в бюджетной деятельности, то сумма входящего НДС включается в первоначальную стоимость.
Поступление ОС отражается на синтетическом счете 0010600000 «Вложения в нефинансовые активы», который содержит 3 группировочных счета:
- 0010611000 — для недвижимого имущества;
- 0010631000 — для движимого;
- 0010641000 — для учета объектов финансовой аренды.
В учете основных средств для отражения поступления выделены отдельные аналитические счета, в 24–26 разрядах которых используется код 310 для каждого вида ОС (см. план счетов, утвержденный приказом № 162н). Этот код обозначает увеличение стоимости ОС.