Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на юр. машину нужен? 2024». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.
IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра
Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.
При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).
Когда нужен электронный путевой лист
Электронный путевой лист — это документ, с помощью которого предприниматель контролирует работу водителя и транспортного средства. В листе описывают маршрут и техническое состояние машины, указывают информацию о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга. Также с помощью электронных путевых листов компания подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на топливо и запчасти;
- плату за парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты
Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия документа;
- данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:
| Дата формирования ЭПЛ | Ставится текущая дата выпуска машины в рейс |
| Признак начала рейса | Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства |
| Вид перевозки | Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств |
| При коммерческой перевозке выставляется тип | Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами |
| При перевозке грузов | Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки |
| Вид транспортного сообщения | Городское; Пригородное; Междугородное |
| Грузоотправители | Не обязательное (опционально) |
| Оформитель | Юридическое лицо или ИП |
| Статус | Собственник транспортного средства или арендодатель |
| Медосмотр | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Технический контроль транспорт | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Внесение показаний одометра | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Транспортное средство | Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально) |
| Водитель(ли) | Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ |
| Послерейсовый медосмотр | Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально |
| Формирование путевого листа | Один день либо период |
| Дата использования | Один день либо начало и окончание использования |
Штраф за отсутствие п/л для ИП и Юридического лица
Согласно нормативу об административном правонарушении по ст. 12.31.1. КоАП РФ Юрлица и ИП несут одинаковую ответственность. Хотя доходы крупной транспортной компании и небольшого индивидуального предприятия несравнимы. Штрафы за езду без путевого листа больнее всего бьют по карману малого бизнеса. Чем меньше зарабатываете, тем тщательнее надо выполнять требования российского законодательства.
Организации — юридические лица, казалось бы более подготовлены. Возможностей следовать нормативам РФ у них гораздо больше. Как правило:
- Штат сотрудников укомплектован специалистами, согласно требуемой квалификации.
- Налажен Бухгалтерский учет путевых листов.
- Фиксируются расходы на ГСМ.
- Ведется рабочий график водителей.
- Имеется свой персонал медиков и пр.
Но при проверке находят нарушения, которые выливаются в штрафные санкции. Неправильно оформленные п/л или их отсутствие обернутся миллионными потерями. Это не только увеличение налогооблагаемой суммы. Возможны штрафы при отсутствии медицинского или технического осмотра, умноженные на количество водителей. В судебной практике подобные случаи уже зафиксированы.
Штраф за неправильный путевой лист
Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.
При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.
| Вид административного правонарушения | Штраф на Граждан | Штраф на Должн. лица | Штраф на Юрлицо (ИП) |
| Не соответствие требуемой квалификации ответственных сотрудников (часть 1) | — | 20 тыс. р. | 100 тыс. р. |
| Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра (часть 2) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
| Отсутствие отметки контролера о предрейс. техосмотре ТС (часть 3) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
Путевой лист на несколько дней, водителей: правила оформления
То есть путевой лист на несколько дней оформить можно, но только если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае в путевом листе нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Срок действия такого путевого листа не ограничен. Напомним, что ранее максимальный срок действия ПЛ был месяц.
В 2023-2023 годах по мнению Минтранса, высказанному в письме от 04.04.2023 № Д3-514-ПГ, можно было выдавать один путевой лист на всех водителей, работающих на одном автомобиле в течение смены. Запрета на это в приказе Минтранса «Об обязательных реквизитах ПЛ» от 18.09.2008 № 152 не было. Главное, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из них.
Российское законодательство о путевых листах
Особенности оформления, обязательные реквизиты для путевого листа фиксируют такие документы: Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 года и Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 года.
Посмотреть информацию, дублирующую сведения в данных законодательных актах можно в обновленном варианте «Устава автотранспорта», Федеральный закон № 259-ФЗ от 08.11.2007 года.
С начала 2023 года в силу вступили изменения, коснувшиеся следующих особенностей:
- путевой лист автомобиля в 2023 году может оформляться без названия и номера;
- путевой лист грузового транспорта предъявлять можно в бумажном или электронном варианте в момент движения по маршруту, при приемке или получении груза;
- электронный путевой лист в 2023 году получил новые правила формирования в рамках требований ФНС, ответственности медработников и ответственного технического персонала;
- новый регламент требует не данные о владельце транспортного средства, а о том, кто оформляет бланк путевого листа;
- не требуется фиксировать данные об отчетных листах в журнале;
- урегулированы сведения, которые требуются предоставлять о типе перевозке и варианте перемещения.
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2022 по делу N 77-80/2022). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.
Что такое путевой лист и в каких случаях требуется его оформление?
Путевой лист — это документ для служебного транспорта, который подтверждает право управления транспортным средством и помогает рассчитать затраты. С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство юр. лица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж.
Путевой лист подтверждает фактический расход горюче-смазочных материалов (ГСМ) на производственные цели для транспортного средства. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов. Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.
Если транспортное средство используется водителем в личных целях, то надобности в оформлении путевого листа нет, так как это предусмотрено только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости, например, для отправки водителя в рейс для доставки продуктов, путевой лист обязателен.
Путевые листы могут быть разными в зависимости от вида транспортного средства и области их применения. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов легковых или грузовых автомобилей, специального транспорта, легкового такси, грузового такси, автобусов общественных и необщего пользования. Юридическое лицо или ИП могут самостоятельно разработать уникальный путевой лист, он не должен быть каким-то единым для всех, но в нем необходимо обозначить обязательные пункты, о которых поговорим ниже.
Нарушение правил оформления путевого листа
Нарушение правил оформления путевого листа может привести к серьезным последствиям для юридического лица, вплоть до штрафов и лишения лицензии на осуществление перевозок.
Одним из наиболее распространенных нарушений правил оформления путевого листа является отсутствие или неправильное заполнение обязательных полей. В путевом листе должны быть указаны следующие данные:
- Номер и дата оформления путевого листа;
- Фирменное наименование организации;
- ФИО водителя и данные его водительского удостоверения;
- Марка, государственный регистрационный номер автомобиля;
- Маршрут движения (откуда и куда);
- Время начала и окончания поездки;
- Показания одометра на начало и окончание поездки;
- Пробег автомобиля за указанный период;
- Подписи водителя и ответственного за оформление путевых листов лица.
Если хотя бы одно из полей не заполнено или содержит ошибки, путевой лист считается недействительным.
Кроме того, нарушение правил оформления путевого листа может заключаться в заполнении дубликатов или неправильном хранении документа. Дубликаты путевого листа запрещено использовать для скрытия или изменения информации о поездке или пробеге автомобиля.
В случае обнаружения нарушений в оформлении путевых листов, организация может быть привлечена к ответственности со стороны контролирующих органов, таких как Департамент транспорта или Госавтоинспекция. Штрафы за нарушения варьируются в зависимости от характера нарушения и могут составлять значительную сумму.
Какие бывают путевые листы?
Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.
С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 282 приказу Минтранса от 31.07.2020).
Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.
В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:
- легкового автомобиля;
- специального автомобиля;
- легкового такси;
- грузового автомобиля;
- грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
- автобуса;
- автобуса необщего пользования.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2022 № 467, который действует с 01.03.2022. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2022, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
Оформление путевого листа автотранспортного предприятия ̶ обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.