Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления ведомости на выдачу денежных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора тот же, что и прежде, – 100 000 руб. (в валюте РФ либо иностранной валюте, эквивалентной 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).
Выдаем деньги из кассы
Поступившую в кассу наличку (в виде выручки, полученных страховых премий) расходовать можно, но только на определенные цели. В числе таких целей Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 называет:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу наличных денег работникам под отчет;
- возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдачу наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).
Другие документы для учета финансовых операций
Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.
Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.
Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.
Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.
Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.
Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.
Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.
На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости
Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т.п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимита . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срока :
- РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
- в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге .
Примечание
Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.
В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпись нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателю .
А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:
- деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
- подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.
Невзирая на то, что мы живем в эпоху технологического прогресса, включающего в себя вышеупомянутый интернет-банкинг, некоторым компаниям выгодно расплачиваться сотрудниками за наличный расчет, к чему они и прибегают в отдельно взятых случаях. Как правило, такие взаиморасчеты с персоналом происходят тогда, когда денежные средства до кассы как раз и не доходят. Здесь речь идет о так называемом «черном нале», который свободно получается и передается через бухгалтера или директора организации. К примеру, компания ООО «СпешалРесурс» занимается куплей-продажей автомобильных запчастей. Директор фирмы Сергеев И.В. продает своему знакомому автомобильных запчастей бывших в употреблении на сумму 100000 рублей. Сделка была проведена на одном из городских рынков. Далее господин Сергеев возвращается в офис и выдает заработную плату своему бухгалтеру и помощнику заработную плату, что в сумме составляет приблизительно столько же, сколько он получил от своего покупателя. В данном случае, деньги не были нигде учтены, и подобная махинация считается абсолютно незаконной как с точки зрения налогового, так и со стороны трудового законодательства. Необходимость директора не платить заработную плату официально сводится к желанию уклониться от уплаты налогов, что по определению является уголовно наказуемым деянием.
Заполнение второго листа
Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.
- Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
- Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся в личных карточках работников организации).
- В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
- В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
- В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
- Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.
Общие правила и ошибки
Общий срок выдачи денег с момента оформления расчётно-платёжных ведомостей установлен в пять дней.
По форме Т-53 деньги должны быть выданы в течение трёх дней с даты заполнения. Необходимо помнить, что выдача зарплаты по таким ведомостям осуществляется только в рублях.
Перед тем как начать совершать выдачу денег по ведомости, сотруднику, отвечающему за её заполнение, необходимо перепроверить все сведения на наличие ошибок. Если ошибки были обнаружены до начала выдачи денег, указанную ведомость допускается оформить заново. Однако, если же недочёты были обнаружены уже в процессе, ошибочные сведения зачёркиваются и выше указываются правильные. При этом ставится надпись: «Исправленному верить» — и заверяется подписью уполномоченного лица.
Расчётно-платёжная ведомость считается документом строгой бухгалтерской отчётности. Образец заполнения, ту или иную форму указанного документа можно без труда найти на любом бухгалтерском ресурсе или правовом портале.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты
Зарплатная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы. Ведомость на выдачу зарплаты, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается кассиру для осуществления выдачи наличных средств работникам предприятия по указанному в ней списку.
Зарплатная ведомость, бланк которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), оформляется на срок, обычно не превышающий три дня. После завершения этого срока зарплатная ведомость Т 53 (скачать которую следует заблаговременно), закрывается кассиром и передается бухгалтеру на проверку.
Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений. При получении средств каждый сотрудник ставит подпись в специально предназначенной графе. Если по какой-то причине указанный в списке работник не получит причитающуюся сумму, то кассир напротив его фамилии в графе «подпись» делает отметку «депонировано» – эти средства будут возвращены обратно в кассу.
Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года, а затем сохраняется в компании в течение 5 лет. У каждой ведомости есть порядковый номер, по которому этот первичный кассовый документ и регистрируется в журнале.
Нормативная база по первичным документам
Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:
- унифицированными формами;
- самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
- комбинацией первых двух вариантов.
Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.
Прочие первичные документы
Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:
- трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
- заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
- приказы на выплату премий и бонусов;
- листки нетрудоспособности;
- заявления и приказы на командировки;
- заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
- прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.
Особенности зарплатной документации
Законодатель утверждает, что выдача заработной платы должна быть своевременной, носить прозрачный характер независимо от того, каким образом происходит выплата денежных средств (наличные, безналичные расчеты).
Начисление и выдача заработка отображается в соответствующих бухгалтерских записях. Все проводки по обозначенным операциям возможны исключительно на основании зарплатной ведомости. Это унифицированный первичный документ, имеющий несколько разновидностей:
- Т-53, расчётная ведомость, демонстрирующая расчёт ежемесячного заработка по каждому отдельному наёмному служащему;
- Т-49, платёжно-расчётный документ, отображающий данные относительно расчёта и выплаты денежного вознаграждения при осуществлении наличных расчётов;
- Т-51, платёжно-расчётная ведомость, использующаяся при безналичном расчёте с наёмными работниками.
Заполняем платежную ведомость
На титульном листе, так же как и в расчетной ведомости, указывается название предприятия или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и код организации. Также на титульнике должен быть указан срок действия данного документа. Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, платежная ведомость действительна в течение пяти дней с момента ее подписания руководителем. Здесь же необходимо проставить общую сумму денежных средств по данной ведомости. Должна быть поставлена дата составления документа и его порядковый номер.
Далее, рассмотрим заполнение таблицы в платежной ведомости. В первом столбике указывается порядковый номер. Во втором — табельный номер сотрудника. В третьем столбике — фамилия, имя и отчество работника. Сумма денежных средств на каждого работника указывается цифрами в четвертом столбике (в последней строке должна быть подбита общая сумма). В пятом — роспись работника. Шестой столбик предназначен для внесения документа, нужного для расчета через кассу. Если он не нужен, то его просто перечеркивают.
Подписывать платежную ведомость должен руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Платежная ведомость. Заполнение Лист №2
Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.
Далее, выдавая зарплату работникам, каждый из них при получении ставит подпись напротив своей фамилии, сверяя полученную сумму с указанной в платежной ведомости.
Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже. (нажмите для раскрытия)
Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.
Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.