Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок сдачи денег в банк через инкассатора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.
Правильная организации инкассации денежных средств
Прежде всего необходимо подобрать контору, предоставляющую услуги по инкассации денежных средств организации. После этого заключается контракт, при выполнении работы следует соблюдать основные правила и технические требования.
Шаг 1. Подписываем контракт.
Договор инкассации денежных средств бывает двусторонним либо трехсторонним:
- Двусторонний контракт подписывает заказчик и банковская организация. В данной ситуации службы банка перевозят денежные средства, проверяют купюры на подлинность, выполняют перерасчет, зачисляют наличку на расчетный счет.
- Трехсторонний контракт подписывают клиент, банковская организации и инкассаторская компания, которая отвечает за транспортировку наличных средств. Другие манипуляции выполняет банк.
Оформить данный договор могут финансовые, кредитные, торговые организации и ИП.
Шаг 2. Подготавливаем помещение для передачи наличных.
Осуществлять передачу денег допустимо в помещении, запираемом изнутри, поэтому необходимо провести подготовку заблаговременно.
Правила проведения инкассации
Итак, компания выбрана, договор заключен. Настало время первой инкассации. При проведении придерживайтесь следующего порядка:
- Подготовьтесь к визиту инкассатора: проведите изъятие наличных денег из кассы, их пересчет и упаковку.
- Ответственное лицо (продавец, кассир или бухгалтер) проверяет документы у инкассатора. В стандартном случае это паспорт, доверенность, служебное удостоверение, карта-заявка и другие бумаги.
- Стороны заполняют все необходимые документы: сопроводительная ведомость (в трех экземплярах), регистр выполнения транзакций, накладная и квитанция. Бумаги заверяются печатями и подписями сторон.
- Деньги помещаются в сумку сейф и пломбируются. Перед этим инкассатор обязан показать кассиру образец пломбы.
- Средства перевозятся на спецтранспорте в отделение банка, где пересчитываются и вносятся на расчетный счет.
Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения
Согласно п. 44 Правил № 22н Территориальный орган Федерального казначейства на основании выписки и информации, содержащейся в приложенной накладной к сумке (ф. 0402300), не позднее дня, следующего за днем получения выписок банка, формирует платежные документы на перечисление денежных средств со счета 40116 на единый казначейский счет с последующим отражением этих операций на лицевом счете учреждения и передает их в банк.
Обратите внимание: если из информации, указанной в накладной к сумке (ф. 0402300), невозможно определить казначейский счет (лицевой счет клиента), на который должны быть зачислены внесенные денежные средства, территориальный орган Федерального казначейства не позднее 10 рабочих дней со дня поступления денежных средств перечисляет поступившие денежные средства на единый казначейский счет для последующего уточнения вида и принадлежности платежа в соответствии с Порядком казначейского обслуживания, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 14.05.2020 № 21н.
Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.
Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.
Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.
Кто оказывает услуги инкассации
Во многих банках есть собственные инкассаторские службы. С ними заключается двусторонний договор. Инкассаторы приезжают на предприятие, получают ценности в спецсумках. Сумки должны быть опломбированы. Если со спецсумкой все в порядке и ее целостность не вызывает сомнений, инкассатор забирает ее и отвозит в банк. Если есть какие-то повреждения сумки или пломбы, то кассир должен пересчитать деньги в присутствии инкассатора.
Инкассировать ценности могут сотрудники Российского управления инкассации (Росинкас). Это бывшее подразделение Центрального Банка России. С ними составляется трехсторонний договор.
Организация может обратиться в охранное предприятие. Для них не обязательно наличие специальной лицензии. Сотрудники ЧОП наделяются правом сопровождать перевозку ценных грузов.
Транспортировка ценностей осуществляется на специальных автомобилях. Они должны быть с пуленепробиваемыми окнами. Стены машин имеют усиленную защиту. Обязательно производится запись на видео. Инкассаторы носят бронежилеты. Вместе с ними ездят охранники.
Обязанности кассира при сдаче наличных
Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:
- препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
- реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
- накладная к сумке 0402300;
- квитанция к сумке 0402300.
Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:
- проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
- заполняет явочную карточку;
- предъявляет образец пломбы;
- передает сумку с наличностью и необходимые документы.
Как проходит инкассация?
Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.
Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.
Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.
Как организовывается транспортировка денег
Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:
- Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
- Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
- Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
- Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
- Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
- Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
- В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.
Обязанности кассира при сдаче наличных
Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:
- препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
- реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
- накладная к сумке 0402300;
- квитанция к сумке 0402300.
Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:
- проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
- заполняет явочную карточку;
- предъявляет образец пломбы;
- передает сумку с наличностью и необходимые документы.
1) оформите расходный кассовый ордер (РКО) на передаваемую инкассаторам сумму наличных денежных средств. В строке «Выдать» документа укажите фамилию, имя, отчество кассира или иного работника организации, который отвечает за формирование и передачу инкассатору сумки с деньгами (Письмо Банка России от 16.10.2015 N 29-1-1-ОЭ/4065).
В строке «Основание» РКО напишите, например: «Для передачи в банк через инкассаторскую службу и зачисления на расчетный счет»;
2) сделайте запись в кассовой книге на дату составления РКО, на основании которого из кассы выданы деньги для передачи инкассатору, указав:
- номер РКО;
- фамилию, имя, отчество кассира, указанные в строке «Выдать» РКО;
- сумму выданных денежных средств;
Как перевозятся материальные ценности?
Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.
На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки.
По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.
Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения.
Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.
Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
- Ш порожние сумки;
- Ш доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
- Ш штамп;
- Ш ключи;
- Ш явочные карточки 0402303.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
- Ш документы, удостоверяющие личность;
- Ш доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
- Ш явочную карточку;
- Ш порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.
На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции.
Проведение инкассации денежной наличности
Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:
|
Подготовка наличности к отправке |
Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги (для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы. |
|
Сдача денежных средств инкассаторам |
Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор). |
|
Транспортировка наличности в банк и приемосдача |
Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке. |
Как проходит инкассация?
Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.
Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.
Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.
Инкассация и порядок ее проведения: общая информация
Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.
Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.
При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.
Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.
Этапы процесса сдачи денег инкассаторам
Инкассация выручки включает следующие этапы:
| Подготовка ценностей к отправке |
|
| Сдача денег инкассаторам | Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами.
При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц:
Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки. |
| Доставка налички в банк и их сдача-приемка | На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги. |
Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?
Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):
- В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.
Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.
- Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.
- Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):
- возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
- наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
- наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
- наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
- при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
- личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
- отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
- участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.
- Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.
- Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).
При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.
- Если пломба — свинцовая, то:
- предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
- применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).
- Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.
Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.
- Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.
Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.
Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).
Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).
В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.
- Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:
- проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
- сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
- заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).
Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.
Таков типичный механизм взаимодействия трех основных субъектов правоотношений, в рамках которых осуществляется инкассация денежных средств — заказчика, его банка и инкассаторской организации. Чтобы приступить к этим правоотношениям на практике, заказчику, очевидно, необходимо выбрать контрагента — в лице инкассаторской организации.
Ознакомимся с общими критериями этого выбора подробнее.