Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем образец графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Что отражать в графике
Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:
- Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
- Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
- Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
- Отсутствие изменений при их возникновении.
- Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
- В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
- Неправильное разделение дней отдыха на части.
- Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
- Работодатель не следит за исполнением документа.
- В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
- Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
- Перенос даты без отображения в графике.
Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.
Кто имеет право на отпуск в удобное время?
Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:
- один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
- супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
- работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
- Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- почетные доноры;
- лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
- сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.
График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок
Важно! Отпуск может быть поделен на части (необязательно на 2, их может быть и больше).
- Обязательно согласие трудящегося на разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ). Без этого у работодателя нет никаких правовых оснований дробить отпуск сотрудника (см. письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
- Одна из таких частей должна быть не короче 14 календарных дней, остальные — любой длительности (даже по 1 дню).
Если к моменту утверждения документа уже имеется договоренность с сотрудником о разбивке его отпуска на части, это сразу может быть отображено в графике (см. наш образец по ссылке выше).
Обратите внимание! Если же необходимость разбить свой отпуск на части возникла у сотрудника в течение года, то он должен написать заявление в адрес работодателя, и, если такое заявление будет удовлетворено, в график будут внесены соответствующие изменения.
Законодателем установлены следующие случаи, когда работодатель может согласовать перенесение или продление отпуска с учетом мнения на этот счет трудящегося (ст. 124 ТК РФ):
- по причине временной нетрудоспособности последнего;
- по причине выполнения работником во время отпуска гособязанностей, если на законодательном уровне регламентировано освобождение от работы по этой причине;
- в иных регламентированных законом случаях.
Работодатель обязан по заявлению трудящегося перенести отпуск на срок по выбору самого трудящегося, если:
- последнему не были своевременно выплачены отпускные;
- последний был извещен о начале отпуска позже чем за 2 недели до его первого дня (форма и способ такого уведомления ТК РФ не регламентированы, поэтому работодатель может определить их самостоятельно, см. письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Чье мнение учитывать при составлении
График отпусков (статья 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель сам решает, принимать ли во внимание пожелания сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.
К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие из-за чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Мобилизованных работников тоже надо включать в график отпусков. Период, на который мобилизовали сотрудников, неизвестен, но они все равно остаются работниками организации (376-ФЗ от 07.10.2022). Включите их в отпускной план и предоставьте отпуск, когда такие работники вернутся и снова приступят к трудовым обязанностям, — в любое удобное для них время.
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
Как составляется график отпусков на 2023 год
График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.
Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.
При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.
Как составить график отпусков на 2023 год
Законодательство не предусматривает определенного порядка действий работодателя при составлении графика отпусков. Примерный порядок действий может быть следующим:
- сбор информации у сотрудников об их планах на отпуск;
- обработка сведений ответственными лицами;
- заполнение графика;
- согласование заполненного графика с профсоюзом;
- утверждение руководителем графика;
- ознакомление сотрудников с утвержденным документом.
| Порядок действий при составлении графика отпусков | Лицо, ответственное за данный этап |
| Издание приказа о составлении графика отпусков | Руководитель компании |
| Предоставление руководителям структурных подразделений информации о положенных работникам отпусках (основные и дополнительные отпуска) | Сотрудник кадрового отдела |
| Сбор информации с работников о желаемых датах отпуска | Руководители структурных подразделений |
| Заполнение ведомости планируемых отпусков и согласование отпуска сотрудниками с непосредственными руководителями | Руководители структурных подразделений |
| Направление подготовленной ведомости в кадровый отдел | Руководители структурных подразделений |
| Составление проекта графика отпусков | Сотрудник кадрового отдела |
| Утверждение графика отпусков | Руководитель компании |
| Ознакомление с графиком сотрудников компании | Сотрудник кадрового отдела |
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
Для чего нужен и кому график отпусков?
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.