Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о направлении в командировку в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой документ, как положение о командировках представляет собой акт, в котором содержится порядок возмещения работнику расходов, понесенных во время поездки по служебным нуждам. Кроме того, такое положение определяет действия как работника, так и работодателя в случае возникновения нестандартных ситуаций во время командировок.
Ответы на распространенные вопросы про положение о направлении в командировку
Вопрос №1: Что если необходимо внести изменения в уже утвержденное Положение о направлении в командировку?
Ответ: В таком случае на основании докладной записки от главного бухгалтера (или иного сотрудника, от которого исходит инициатива внесения изменений в акт) работодатель издает приказ с распоряжением о разработке более подходящих условий оформления командировки. После этого ответственным сотрудником предлагаются изменения, и наниматель утверждает те, которые посчитает нужными.
Вопрос №2: Стоит ли предусмотреть и внести в Положение о направлении в командировку какие-либо особые условия оформления командировок для удаленных сотрудников?
Ответ: Наиболее полезным было бы утвердить порядок оформления документов с возможностью их заверения электронной подписью с последующей отправкой документов заказным письмом с уведомлением.
Кто должен составлять положение
Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.
Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).
Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.
Внимание! Если в компании довольно часто направляют работников в командировки, то рекомендуется разработать данное положение и использовать его при урегулировании вопросов с персоналом в этой сфере отдельное положение.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.
Обязательное согласие на командирование требуется:
-
для одиноких родителей с детьми до 5 лет;
-
для опекунов детей до 5 лет;
-
для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.
Основные положения Постановления 729
Обратите вниманиеКомпенсация затрат, понесенных сотрудников из-за испоьзования личного транспорта в командировке осущестляется только при предоставлении обязательных документов (путевого листа, копий чеков, авансового отчета и тд) Подробнее читайте в этой статье
- Расходы на аренду или найм жилого помещения. Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки. При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
- Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
- Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов. Обязательно наличие подтверждающих документов установленного образца. При отсутствии проездных документов оплата производится в ином порядке. Рассмотрим возможные варианты более подробно в таблице, приведенной ниже.
| Вид транспорта | При наличии проездных документов | При отсутствии проездных документов |
| Железнодорожный | купейный вагон скорого фирменного поезда | плацкартный вагон пассажирского поезда |
| Воздушный | салон эконом-класса | ———————— |
| Морской | каюта 5 группы | каюта 10 группы |
| Речной | каюта 2 категории | каюта 3 категории |
| Паромная переправа | каюта 1 категории | каюта 3 категории |
| Автомобильный | общего пользования (кроме такси) | автобус общего типа |
Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?
Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.
Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.
Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.
Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.
Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.
Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Суточные по пригородным командировкам
Продолжая разговор об однодневных командировках, не обойдем вниманием особенности пригородных командировок. Как быть с суточными, когда при многодневном периоде командировки в другой населенный пункт (неподалеку от головного офиса компании) у работника есть возможность каждый день возвращаться домой?
Если следовать п. 11 Положения № 749, такой вариант лишает сотрудника суточных, как и при однодневной командировке.
Чиновники считают, что вопрос целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования домой в каждом конкретном случае решается руководителем компании с учетом (Письмо Минфина от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985):
- дальности расстояния;
- транспортных особенностей;
- характера выполняемого задания;
- необходимости создания условий для отдыха.
Основные положения и изменения в Постановлении Правительства о командировках
→ → → Текущая статья Служебные командировки сотрудников – это неотъемлемая часть трудовой деятельности многих организаций.
Регламентирование порядка их осуществления, оплаты и других важных вопросов отражено в Трудовом Кодексе (ТК) РФ и в Постановлениях Правительства. Остановимся на основных позициях Постановления Правительства о командировках в 2023 году.
Данный документ является основным руководством, регламентирующим возмещение расходов, совершенных в процессе служебных командировок сотрудниками государственных органов и госучреждений. Постановление было принято 2 октября 2002 года, является актуальным для командировок в пределах Российской Федерации. Обратите вниманиеКомпенсация затрат, понесенных сотрудников из-за испоьзования личного транспорта в командировке осущестляется только при предоставлении обязательных документов (путевого листа, копий чеков, авансового отчета и тд) Подробнее читайте в этой Расходы на аренду или найм жилого помещения.
Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки.
При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов.
Какие документы использовать?
При разработке положения о служебных командировках бухгалтеру КУ следует обобщить и подготовить для практического применения нормы следующих документов:
- Трудового кодекса;
- Положения об особенностях направления работников в служебные командировки ;
- Порядка и условий командирования федеральных госслужащих ;
- Постановления о размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, финансируемых за счет бюджета ;
- Постановления о выплате суточных ;
- Налогового кодекса (ст. 217) и Закона о страховых взносах (ст. 9);
- порядка ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У);
- правил ведения наличных расчетов (Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У);
- Положения об эмиссии платежных карт .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812.
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
Утверждено Банком России 24.12.2004 N 266-П.
Также необходимо ориентироваться на Предельные нормы возмещения расходов по найму помещения в заграничных командировках работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н.
Как видим, документов много и их вовсе не обязательно переписывать. Нужно лишь взять самую ценную и необходимую информацию, касающуюся служебных командировок, и применить эти нормы правовых актов с учетом специфики деятельности казенного учреждения. При составлении положения о служебных командировках бухгалтеру казенного учреждения также следует ориентироваться на нормы отраслевых (ведомственных) документов, в частности на нормы:
- Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск на территории РФ ;
- Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел РФ, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск за пределы РФ ;
- Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных формирований МЧС России и сотрудников противопожарной службы ;
- Основных положений о порядке выезда в служебные командировки за границу должностных лиц таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС ;
- Постановления о возмещении расходов по бронированию, найму жилого помещения военнослужащим и сотрудникам отдельных силовых ведомств .
Какие расходы и в каком размере возместить?
В командировке на территории РФ сотруднику КУ возмещаются расходы:
- на проезд;
- по найму жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В общем случае все названные расходы возмещаются в порядке и размерах, которые определены коллективным договором или локальным нормативным актом согласно Постановлению N 749, посвященному особенностям направления работников в служебные командировки учреждений и организаций всех форм собственности.
Однако в отношении казенных учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, действуют ограничения на возмещение расходов в командировке. В частности, работникам таких учреждений возмещаются:
- расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда определенным транспортом, указанным в пп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (с учетом категории транспорта и класса обслуживания);
- расходы по найму жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки (пп. «а» п. 1 Постановления N 729). Учреждениям силовых министерств и ведомств расходы по найму и бронированию возмещаются по фактическим затратам, но не более стоимости двухкомнатного номера (для высших офицеров и высшего начальствующего состава) или одноместного номера (для остальных) (Постановление Правительства РФ от 21.06.2010 N 467);
- суточные — в размере 100 руб. согласно пп. «б» п. 1 Постановления N 729, дополнительно может выдаваться сумма (например, 200 руб.) за счет экономии бюджетных средств, выделенных в установленном порядке на возмещение суточных, связанных со служебными командировками (см., например, Приказ МЧС России от 23.05.2013 N 337).
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
1. Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
2. Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
3. Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
4. Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
— женщин, имеющих детей до 3 лет;
— отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
— родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
— одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
— многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
— сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
— кандидатов в депутаты в период выборов.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Постановление Правительства № 749 о командировках
Командировка — это работа штатного сотрудника (пп. 2, 3 Положения, утвержденного Постановлением № 749):
- выполняемая вне места постоянной трудовой деятельности (в том числе если командируемый отправлен в структурное подразделение работодателя в другом городе);
- выполняемая на основании письменного решения работодателя (как правило, оформляемого в виде приказа директора фирмы);
- осуществляемая в рамках определенного срока.
Поездка штатного работника, осуществляющего трудовые функции разъездного характера (например, если человек работает экспедитором в межрегиональной транспортной компании), не признается командировкой вне зависимости от географии работы.
При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):
- Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
- День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.
- То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
- Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.
Расходы командируемого за границу покрываются работодателем по тем же основным принципам, что определены Положением для российских командировок, но с учетом следующих особенностей (пп. 17–24 Положения, ст. 168 ТК РФ):
1. Локальным нормативом работодателя устанавливается порядок компенсации расходов командируемых сотрудников в валюте и в рублях — соответственно, при их нахождении на территории России и за границей.
2. Компенсация расходов в валюте начинается со дня пересечения командируемым границы РФ, который устанавливается:
- по отметкам в паспорте — в общем случае;
- по проездным документам, если сотрудник ездил в государство СНГ, которое в соответствии с соглашением с Россией не проставляет отметки в паспортах граждан РФ (например, Беларусь, Казахстан).
3. При пересечении границы туда и обратно в один день сотруднику выплачивается 50% суточных, установленных локальным нормативом для обычных заграничных командировок.
4. Командированному за рубеж дополнительно компенсируются:
- расходы на получение загранпаспорта, виз и иных документов, необходимых для поездки;
- консульские и иные сборы (например, аэропортовые, транзитные при пользовании автомобильным транспортом);
- страховка (к примеру, обязательная при оформлении европейских виз);
- прочие обязательные платежи.
Положение о командировках: сроки поездки
При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):
- Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
- День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.
- То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
- Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.
1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки).
1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.
1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.
1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:
- на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
- на начальника отдела кадров;
- на главного бухгалтера.
6.1. Командируемый работник обязан:
- сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
- подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
- после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
- в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
- находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
- получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
- сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
- сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.
6.2. Работник имеет право:
- досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
- рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).