Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к проверке государственной инспекцией труда?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Как вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в таких случаях:
- проверку проводят по заявлению работника;
- у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.
Плановые мероприятия разрешено осуществлять в любых компаниях и могут выполняться один раз в 3 года. Проверку соблюдения законодательства о труде условно разделяют на два направления:
- ревизия кадровой документации;
- тестирование безопасности производимых работ.
При ревизии кадровых документов изначально нужно проверить состав документации. Проверяющих обязательно заинтересуют бумаги, касающиеся трудовых отношений и охраны труда.
Проверяемые документы:
- коллективный договор;
- документы по оплате труда;
- учредительные документы;
- трудовые договоры;
- штатное расписание;
- больничные листы;
- приказы о назначении на должность;
- трудовые книжки;
- положения о защите персональных данных, оплате труда, премировании и др.
При ревизии локальной внутренней документации необходимо предоставить коллективный договор, положение об оплате труда и премировании, правила внутреннего распорядка, положение о защите персональных данных и о коммерческой тайне. Все бумаги должны отвечать положениям закона, не быть взаимоисключающими и не ухудшать положение сотрудников относительно требований закона.
Документы нужно сопоставлять с трудовыми договорами, так как иногда в них описываются отличающиеся режимы работы. Вместе с ними нужно проверить и штатное расписание, положение об оплате труда и премировании. Это поможет исключить использование различных систем оплаты и различия в датах выплаты заработной платы сотрудникам. Также необходимо проверить графики отпусков и выплаты заработной платы.
Относительно исследования данных, касающихся охраны труда, она подразумевает, что все работники должны выполнять свои служебные обязанности в безопасных условиях, которые должны быть описаны в документации по охране труда. Это могут быть инструкции и бумаги, подтверждающие проведение с работниками обучения по охране труда. Проведенный аудит охраны труда предоставит возможность вовремя выявить и устранить недочеты и избежать штрафов и иных наказаний.
Вы не ждали, а они пришли
Внеплановые проверки назначаются в промежутках между плановыми. Основаниями для их назначения являются:
- истечение срока исполнения ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения;
- поступление в Роструда заявлений, информации о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан; обращений работника о нарушении работодателем его трудовых прав; запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем;
- распоряжение руководителя органа Роструда (его заместителя), изданное в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ.
Данные обстоятельства являются обязательными основаниями для проведения проверки. Однако если обращение не позволяет установить лицо, обратившееся в Роструда или не содержит сведений о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан (невыплата заработной платы, непредоставление отпусков и т. д.), оно не может являться основанием для проведения проверки.
О проведении проверки работодатель должен быть уведомлено не менее чем за 24 часа до ее начала, если основаниями для нее являются первое и третье из указанных выше оснований.
Внеплановые выездные проверки, основанием которых является возникновение угрозы или уже произошедшее причинение вреда жизни и здоровью граждан, подлежат согласованию с органами прокуратуры. Если основанием незапланированной проверки признается причинение вреда жизни или здоровью граждан, в связи с необходимостью принятия неотложных мер, Роструд может приступить к проверке незамедлительно. Однако в данном случае инспекторы обязаны известить прокуратуру об осуществлении мероприятий по контролю в течение 24 часов.
Будет ли работодатель уведомлен о проведении проверки?
Порядок инспектирования работодателей определен в ст. 360 ТК РФ.
По общему правилу порядок проведения проверок регулируется Федеральным законом № 294-ФЗ[1]. В нем подробно изложен порядок осуществления контролирующим органом проверки, в том числе уведомительных процедур. Напомним, что согласно ч. 12 ст. 9 названного закона организация уведомляется органом государственного контроля не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала проверки. На основании данной нормы работодатели полагают, что они будут извещены о визите Роструда. Однако Федеральный закон № 294-ФЗ применяется с учетом особенностей, которые содержатся в ст. 360 ТК РФ и на которые следует обратить внимание.
Наиболее вероятным поводом для внеплановой проверки является получение сведений о фактах возникновения угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан (пункт 90 регламента).
Возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан может быть обусловлено следующими фактами (пункт 91 регламента):
- не проведена спецоценка условий труда;
- не предоставляются оплачиваемые отпуска;
- не выплачивается заработная плата полностью или ее часть;
- нарушается режим труда и отдыха работников предприятия;
- работники не обеспечиваются средствами защиты;
- не предоставляются гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда;
- не оформляются или ненадлежаще оформляются трудовые отношения;
- и другие.
Проверка не может проводиться, а начатая подлежит прекращению в случаях, если установлено, что (пункт 27 регламента):
- отсутствуют основания для проведения проверки;
- предмет проверки не соответствует полномочиям Роструда и его территориальных органов;
- при организации и проведении проверки допущены грубые нарушения, предусмотренные законодательством о государственном контроле (надзоре);
- проведение проверки противоречит иным требованиям федеральных законов, нормативных правовых актов президента Российской Федерации или правительства Российской Федерации;
- если после начала соответствующей проверки выявлена анонимность обращения или заявления, явившихся поводом для ее организации, либо установлены заведомо недостоверные сведения, содержащиеся в обращении или заявлении.
Отсутствие условий труда на рабочем месте
Одним из обязательных положений трудового договора является пункт об условиях труда на рабочем месте. С 1 января 2014 года для этого необходимо проводить специальную оценку условий труда. Не проводить ее разрешается только в случае проведения аттестации рабочих мест до начала 2014 года, но не более пяти лет назад.
Если договор заключен после 1 января 2014 года, в нем должны присутствовать условия труда. Если таких положений нет, то работодатель может быть оштрафован по части 4 статьи 5.27 КоАП.
Вместе с тем прописывать в договоре условия труда без проведения спецоценки недопустимо. Что же делать, если она не проводилась? В Минтруде советуют указать общие характеристики условий труда. Однако это не освободит работодателя от наказания за нарушение трудового законодательства, когда придет проверка. Если аттестация рабочих мест просрочена, а спецоценка еще не проводилась, то провести ее нужно как можно скорее.
Цель аудита – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на отчетность .
Проводится параллельно с аудитом кассовых операций.
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 на кон кажд мес с данными, указанными в Глав книге. Одновр следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту 71с дебетовыми оборотами по счетам учета мат запасов, затрат, имущества и прибыли.
Затем проверяется соответствие сумм в оправдательных документах суммам, отраженным в АО. В ходе аудита рассматриваются все АО и документы, подтв расходы (счета-факт, тов, кас чеки, накладные, акты закупок, командир удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).
Затем сравниваются данные аналит учета по кажд ПЛ с АО.
При инв подотч сумм проверяются отчеты ПЛ по выданным авансам с учетом их целевого использования.
Согласно Порядка ведения кас оп в предпр могут выдавать работникам наличные деньги под отчет на хоз-операцион расх в размерах и на сроки, определяемые рук-лями. Лица, получившие нал деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсх суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Порядок и размеры возмещения расх, связ со служебн команд, опр-ся кол договором или локал норм актом. норма суточных 100 руб. за каждый день
Выдача нал денег под отчет на расх, связ с ком, производится в пределах сумм, причитающихся ком лицам на эти цели.
Согл ТК в случае направления в ком работодатель обязан возмещать работнику :
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
суточные;
иные расх, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В целях БУ расх по выплате суточных являются расх по обычным видам деятельности и включаются в состав ком расходов ПБУ 10/99
В целях исчисления НП расх на ком, относятся к прочим и считаются косвенными расходами, формирующими налоговую базу по налогу на прибыль текущего месяца Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, не облагаются НДФЛ
суточные не подлежат обложению ЕСН. Сумма выплаченных работнику суточных не облагается также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.
Выдав работнику аванс в валюте, организация должна провести переоценку денежн обязательств, выраженных в ин валюте. При этом расходы ПЛ пересчитываются в рубли по курсу БР, установленному на дату утверждения АО (ПБУ 3/2000).
Курс разницы – прочие дох и расх.
Основания для проверки трудовой инспекцией
Проверки трудовой инспекцией, как и большинство других проверок, могут быть плановыми или внеплановыми.
Под плановую проверку трудовой инспекцией может попасть любая организация, для внеплановой нужны более веские основания.
Итак, поводом для проведения инспекции могу стать:
- Плановая проверка может иметь в основе один из поводов:
- Работодатель зарегистрировался или начал вести предпринимательскую деятельность 3 года назад;
- 3 года назад закончилась предыдущая проверка.
Согласно действующему на территории России мораторию на проверки малого бизнеса, до конца 2018 года попадающие под действие закона предприятия были освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией. В настоящее время Минэкономразвитию и Генеральная прокуратора, по поручению Правительства, разрабатывают поправки в законодательство, предусматривающие продление данного моратория на срок до 2022 года.
График проверок на 2021 год уже представлен на сайте генпрокуратуры.
- Толчком для внеплановой проверки (ограничения по частоте таких проверок законом не предусмотрено) может стать:
- Окончание срока исполнения предписания с прошлой проверки;
- Выход приказа на основании поручения прокуратуры;
- Задержка работодателем заработной платы, а также выдача ее не в полном объеме;
- Начисление зарплаты ниже предусмотренного законом минимума;
- Нарушение Трудового Кодекса РФ, вызвавшее угрозу здоровью сотрудников;
- Поступление жалоб от сотрудников о нарушении их прав, указанных в ТК РФ или запроса на проверку условий труда (инспекция не рассматривает анонимные обращения, но действовать она должна конфиденциально, не афишируя, по чьей жалобе проверка организована).
На что имеют право проверяющие
В список входит:
- Беспрепятственно проходить на вашу территорию, объекты и в помещения
- Проверять у представителей вашей организации документы, удостоверяющие личность и (или) подтверждающие полномочия
- Знакомиться с документами, ведение которых предписано законодательством о труде, для проверки их соответствия законодательству, получать копии этих документов (при отсутствии на это ограничений), в т.ч. в электронном виде
- Запрашивать информацию по вопросам, входящим в компетенцию проверяющего (как в устной, так и в письменной форме)
- Получать доступ (в пределах своей компетенции) к базам и банкам данных с учетом требований законодательства об информации, информатизации и защите информации
- Получать необходимые документы, связанные с выплатой заработной платы
- Запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты (СИЗ), не отвечающих условиям труда и не соответствующих требованиям технических нормативных правовых актов
- Если проверяющий выявит нарушение законодательства об охране труда, создающее угрозу причинения вреда жизни и здоровью работающих, то он имеет право приостанавливать (запрещать) деятельность работодателей, цехов (производственных участков), оборудования, производства и (или) реализацию товаров (работ, услуг), эксплуатацию транспортных средств (путем выдачи предписаний либо требований о запрете)
- Изымать для анализа образцы используемых и обрабатываемых материалов и веществ — при отсутствии ограничений на изъятие. Об этом проверяющие должны уведомить работодателя или уполномоченное должностное лицо
- Проводить отбор проб и образцов продукции и направлять их в аккредитованные испытательные центры (лаборатории) для определения соответствия требованиям технических нормативных правовых актов (ТНПА)
- Устанавливать факт нарушения нанимателем законодательства о труде и об охране труда, коллективного договора (соглашения) или трудового договора (контракта), дающего право работнику требовать досрочного расторжения трудового договора (контракта)
- Расследовать несчастные случаи на производстве, принимать участие в расследовании профессиональных заболеваний
- Участвовать в работе комиссий по приемке в эксплуатацию новых либо реконструируемых объектов производственного и социально-бытового назначения и принимать решения о возможности ввода их в эксплуатацию
- В случаях, предусмотренных законодательством, — составлять протоколы по делам об административных правонарушениях
- При выявлении нарушений требований по охране труда, создающих угрозу жизни, здоровью и работоспособности работающих в процессе их трудовой деятельности, — информировать для принятия мер государственные органы, имеющие право приостанавливать действие специального разрешения (лицензии), аттестацию, аккредитацию и аннулировать свидетельства и сертификаты
- Требовать (выдавая предписание) внесения изменений в технологическую документацию на производственное оборудование, технологические процессы на соответствие требованиям по охране труда
- Обращаться в суд, рассматривающий экономические дела, с иском о ликвидации организации, в которой выявлено систематическое грубое нарушение законодательства о труде и об охране труда
- Рассматривать обращения и жалобы по вопросам, отнесенным к компетенции ДГИТ
- Требовать в необходимых случаях проведения внеочередной проверки знаний по вопросам законодательства о труде и об охране труда
- Уведомлять органы прокуратуры о выявленных фактах нарушения законодательства при заключении гражданско-правовых договоров (которые согласно законодательству о труде должны осуществляться на основании трудового договора) для принятия необходимых мер
Основанием для внеплановой проверки по ОТ может служить:
- окончание срока исполнения предписания, ранее выданного ГИТ;
- обращения граждан, юридических лиц, ИП или информация от органов исполнительной власти, местного самоуправления, профсоюзов, СМИ о нарушениях требований законодательства, которые могут причинить вред жизни и здоровью работников;
- поданных и зарегистрированных в установленном порядке жалоб о нарушении прав работников;
- запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
- приказ (распоряжение) руководителя ГИТ в связи с поручением Президента, Правительства РФ или требованием Прокуратуры.
Правила проведения проверки
Проверки соблюдения ТК РФ, ратифицированных конвенций Международной организации труда и других нормативных актов по охране труда проводятся на основании вышеупомянутого Положения и Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26 декабря 2008г. № 294-ФЗ.
Нюансы, о которых необходимо знать при проверке по ОТ:
- основанием для проведения проверки является приказ (распоряжение) руководителя ГИТ;
- срок проведения проверки не может составлять более 20 рабочих дней (для малых предприятий – 50 часов, для микропредприятий – 15 часов), но в особых условиях (при проведении сложных исследований и экспертиз) может быть продлён на этот же срок;
- при проверке обязательно должен присутствовать уполномоченный представитель работодателя;
- во время проведения проверки инспектору должен быть предоставлен беспрепятственный доступ на территорию, в помещения предприятия, к оборудованию и запрашиваемой документации в рамках предмета проверки.
Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции
Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:
- конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
- глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
- закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
- Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
- Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
- Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).