Миллионные штрафы: что такое первичные документы.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Миллионные штрафы: что такое первичные документы.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности организации. Они используются для составления бухгалтерской отчетности и должны содержать информацию о каждом документе, который связан с финансовыми операциями.

Первичные учетные документы: все, что нужно знать

Среди первичных учетных документов можно выделить накладные, счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ и другие документы, которые отражают продажи товаров, оказание услуг, движение денежных средств и другие операции.

Правильное заполнение первичных учетных документов — это важная задача для бухгалтерии. Неправильно заполненные документы могут привести к ошибкам в бухгалтерской отчетности и штрафам за нарушение законодательства.

• Важными элементами первичных учетных документов являются:
  • номер документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, которая составила документ;
  • наименование контрагента;
  • сумма операции.
• Кроме того, необходимо следить за правильностью заполнения налоговых реквизитов и правильным указанием кодов товаров и услуг.

Чтобы избежать ошибок при заполнении первичных учетных документов, бухгалтер должен иметь хорошее понимание требований законодательства и принципов бухгалтерского учета. В случае необходимости, можно обратиться к специалистам за консультацией.

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Шаг 1: Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению документа. Это позволит избежать ошибок и снизить вероятность возникновения проблем в дальнейшем. Инструкция по заполнению обычно приводится в правой части документа.

Шаг 2: Введите данные в соответствующие поля. При заполнении первичных учетных документов важно следить за правильностью ввода данных, допустимости значений и соответствием информации фактическому состоянию дел. Не оставляйте поля без заполнения, если это не предусмотрено инструкцией.

Шаг 3: Подписывайте документ правильно. Подписание документа является доказательством согласия со всей информацией, указанной в нем. Внимательно проверьте ФИО и должность подписывающего лица, указанные в соответствующих полях. При необходимости, укажите причину подписи в дополнительных полях.

Шаг 4: Сохраняйте документы в соответствии с правилами хранения. Важно, чтобы документы не потерялись и были доступны в случае необходимости. Не храните первичные учетные документы вместе с другими документами, не относящимися к учету, и не выкидывайте их без особой необходимости.

Хранение первичных учетных документов: правила и сроки

Хранение первичных учетных документов — один из самых важных этапов бухгалтерского учета. Он позволяет сохранить все необходимые документы для подтверждения финансовой деятельности организации и защиты прав предприятия в случае проверок со стороны налоговых органов и других уполномоченных органов.

Один из главных принципов хранения первичных учетных документов – это сохранение документальных бумаг в надлежащем состоянии, соблюдение строгой последовательности их размещения и немедленное уведомление об утере или уничтожении любого документа в организации. Все документы должны быть систематизированы и готовы для представления при запросе.

Хранение первичных учетных документов должно быть осуществлено в течение определенных сроков, которые установлены законодательством: главные книги и журналы учета документов – пять лет с момента окончания года, к которму они относятся, а другие документы, в зависимости от их вида — от одного года до пяти лет. Для большинства документов установлен минимальный срок хранения, но могут быть и исключения, когда необходимость в их хранении продлевается.

• Например, российское законодательство предписывает хранение кассовых книжек, бланковчетных ордеров и платежных поручений в течение четырех лет со дня их последнего использования.

• Ответственность за обеспечение надлежащего хранения первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации, который обязан следить за соблюдением нормативов, проводить периодические инвентаризации и осуществлять их замену в случае утраты. Для более детальной информации о правилах и сроках хранения первичных учетных документов необходимо обратиться к регулирующей документации.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

• товарную накладную;

• товарный чек;

• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Что такое первичные документы?

Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.

Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.

Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.

Состав первичных документов

Существуют унифицированные виды форм первичных документов, они затрагивают сферы учёта:

• кадров;
• расчётов с подотчётными лицами;
• услуг;
• основных средств;
• НМА;
• торговых операций;
• кассовых операций;
• работы строительных машин и механизмов и т. д.

А еще есть формы бланков строгой отчётности (БСО). Это первичные документы, которые применяются в качестве альтернативы кассовому чеку. Сейчас их можно печатать с помощью онлайн-ККТ в фискальном режиме, чтобы данные поступали в налоговую инспекцию. С 2019 года в большинстве случаев должен оформляться кассовый чек. В 2022 году типографские БСО могут применяться по желанию. Есть формы, разработанные государством: это различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и т. д.

Обязательными документами для налоговой отчётности будут:

• счёт-фактура;
• налоговая декларация;
• книги покупок и продаж;
• реестр таможенных деклараций;
• заявление на возмещение НДС.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Трудности перевода «первички»

По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.

Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
• постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.

Подтверждение затрат на аренду

При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:

• договор аренды;
• платежки о переводе денежных средств;
• акты приемки-передачи объекта.

При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
• письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
• письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Возможность обмена документами с контрагентами

Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:

• в обычном бумажном виде;
• в электронном виде с подписью ЭЦП.

При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.

Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:

• сокращение времени на обмен документами;
• отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
• снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
• сокращение времени на обработку документов;
• сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
• уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
• отсутствие необходимости вести бумажный архив;
• возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
• возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
• возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
• высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

• По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
• По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
• По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
• По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
5. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ — это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Порядок расположения документов

Важной особенностью применения средств отображения актов хозяйственной деятельности в системе 1С является расположение в определенном порядке документов. Конструкция программы 1С:Предприятие такова, что введенные в информационную базу документы повторяют хронологию событий, отраженных в документах. К примеру, если время ввода накладной в базу 1С не точно соответствует реальному времени выписки накладной, то такое отклонение не будет считаться ошибкой и не окажет влияние на работу программы. Однако, ввод документов в иной последовательности, чем в действительности происходили события, вызовет ошибку в программе. Если в журнале документов расходную накладную расположить до приходной накладной, то может возникнуть ситуация, при которой будет неправильно в учете отражено списание товара. Программа будет считать, что при оформлении расходной накладной на складе не было товара согласно новой приходной накладной и списание будет произведено из других партий или неверно будет осуществлен расчет средней стоимости.

С управленческой точки зрения даже для неотражаемых в учете документов, последовательность их расположения имеет важное значение. К примеру, при выписке счета постоянному клиенту менеджер определяет текущую кредиторскую задолженность покупателя, сверяясь с текущим состоянием взаиморасчетов с клиентом. Для подтверждения правомерности действий менеджера очень важно знать, выписывался ли счет на оплату раньше регистрации банковской выписки или позже. Таким образом, необходимо следовать общему правилу, которого гласит: документы необходимо располагать в системе 1С в том порядке, в котором действительно происходили события.

Цены и режим обучения: бухгалтерские курсы
Курс «Восстановление знаний бухгалтерского учета в программе 1С:Предприятие»
Курс 1С:Бухгалтерия «1С 8.2 для профессионалов»
Курс «Бухгалтерский учет + 1С:Бухгалтерия 8.2 для начинающих»
Курс «Ведение бухгалтерского учета и подготовка налоговой отчетности в программе 1С:Предприятие»

Нас находят: 1с последовательность документов, 1с документы, последовательность 1с, последовательности 1с, 1с последовательность, 1с 8 последовательность документов, последовательность документов 1с, 1с последовательности, последовательность документов в 1с, последовательность в 1с

После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве информации о хозяйственных операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтверждения пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов. Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.

Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия, т.е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и др. оперативных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем и попадают в бухгалтерию.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без и с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию, проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

• приходная накладная;
• все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
• для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
• движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

• инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
• приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
• ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Похожие записи:

• Работал не официально, зарплату не отдали, что делать куда обращаться?
• Алименты на ребенка. Как и сколько платят в 2023 году
• Пенсионное обеспечение военнослужащих: порядок расчета