Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о договорной работе в организации Образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная задача Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
- в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
- во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
- в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
Положение о договорной работе
Мы действительно выигрываем в судебных спорах! Наша компания не дает стопроцентных гарантий, обещая достичь невозможного. Мы лишь делаем все возможное и зависящее от нас для достижения положительного результата. Высокое качество нашей работы подтверждают благодарности наших доверителей, выигранные нами судебные дела, подготовленные и успешно используемыми нашими юристами в судебных разбирательствах процессуальные и иные правовые документы, а также — принятые в пользу наших Клиентов судебные акты!
Ключевая специализация нашей компании – представительство в арбитражных судах и ведение дел по арбитражным спорам, в том числе ведение дел по:
✔ строительным спорам и спорам, возникающим из ненадлежащего исполнения договоров строительного подряда, государственных контрактов, инвестиционных соглашений;
✔ спорам о защите интеллектуальных прав, спорам о защите исключительных прав на товарные знаки (иные средства индивидуализации), спорам о защите патентных прав, спорам о защите авторских прав;
✔ земельным спорам и спорам о правах на недвижимое имущество.
Организуем систему договорной работы в 7 этапов
Придерживайтесь семи этапов при организации системы договорной работы в компании:
- Проанализируйте бизнес-процессы предприятия. Особое внимание следует уделить имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
- Разработайте формы договоров и отчетной документации.
- Разработайте алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. Определите зоны ответственности дирекции, бухгалтерии, секретариата, исполнительного персонала и других подразделений.
- Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
- Проинструктируйте персонал, вовлеченный в договорной документооборот.
- Внедрите системы автоматизации договорной работы.
- Проведите аудит. Следует обратить внимание на корректность работы системы, выявить проблем
Организовать работу с договорами можно в соответствии с одним из двух принципов:
- Централизованный подход. В компании существует специальное структурное подразделение или рабочая группа, которая непосредственно занимается договорами. Исполнитель должен только принести договор, а вот согласование, учет и хранение будут осуществлять специалисты отдела.
- Децентрализованный подход. В данном случае исполнители работают с договорами самостоятельно, они принимают все ответственные решения. Однако хранить все оригинальные экземпляры договоров необходимо в специальном структурном подразделении (у секретаря, юриста, в канцелярии и пр.).
- Смешанный подход – выполнение части операций: прием и обработка поступающих и отправляемых, внутренних документов, их регистрация, контроль и др. осуществляет центральная служба ДОУ, а создание, систематизация, хранение и передача документов в архив ложится на плечи структурных подразделений.
Как автоматизировать договорную работу
Договорная работа в организации будет осуществляться быстрее, если использовать автоматизированные системы управления. Это также поможет более рационально распределять ресурсы компании: экономить денежные средства, следить за своевременностью исполнения договоров, контролировать дебиторскую задолженность и срок платежей, исключить подписание договоров, не согласованных с необходимыми службами.
В первую очередь обратите внимание на рабочие приложения. Они должны обеспечивать:
- динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса;
- отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);
- возможность моделировать бизнес-процесс;
- ролевую организацию процессов (сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах);
- поддержку версионности моделей бизнеса.
Положение о договорном отделе должно храниться постоянно. Поскольку оно обычно создается в двух экземплярах, один из них хранится в канцелярии, другой — в самом отделе.
Договорная работа — важная часть деятельности для любой компании. Для достижения целей бизнеса и минимизации рисков важна четкая регламентация процедур взаимодействия с контрагентами — заказчиками услуг, поставщиками. Грамотное исполнение обязанностей менеджера по работе с договорами предотвращает рискованные сделки, помогает избежать финансовых потерь. Результаты некомпетентно заключенных сделок:
- ущемление прав одной из сторон соглашения;
- сотрудничество с недобросовестным контрагентом;
- признание договора недействительным;
- длительные судебные разбирательства;
- убытки.
Существуют два способа ведения:
- штатный специалист, работающий непосредственно в компании;
- сторонний, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге.
В ЕКСД и сборнике профстандартов нет описания должностей и профессий с подобным названием. Деятельность штатного сотрудника зависит от целей и задач компании и закрепляется инструкцией. В некоторых организациях формируется целый договорной отдел.
Каждая компания самостоятельно определяет функциональные обязанности специалиста по договорам в штате. Работнику, в различной комбинации функций, могут поручить:
- проверку контрагентов и заключение соглашений;
- сопровождение соглашений;
- исполнение — формирование нормативов, проведение внутренних расчетов, сверок, контроль качества и пр.;
- претензионную работу.
Кто разрабатывает ЛНА и что в него надо включить
На законодательном уровне не утверждены требования к лицам, которые должны или могут разрабатывать положение. Вполне логично, чтобы подготовкой текста занялся юрист, который знает аспекты договорной работы, или даже руководитель, понимающий, как надо организовать процесс. Но поскольку правил никаких нет, организация может доверить разработку ЛНА любому сотруднику.
Какие конкретно разделы включить в нормативный акт, решает автор, при необходимости советуясь с начальством. При этом есть моменты, которые обязательно надо осветить, а именно:
- разъяснить, для кого разработан нормативный акт и с какой целью (в вводной части);
- перечислить отделы или конкретные должности, которые взаимодействуют с договорами и соглашениями;
- написать ориентировочный список реквизитов договоров, которые понадобятся для заключения соглашений с контрагентами, или предоставить типовые формы соглашений для различных ситуаций;
- установить процедуру проверки контрагентов, включая перечень бумаг, которые должен предоставить партнер для заключения контракта;
- прописать порядок заключения, изменения, расторжения договоров;
- предусмотреть перечень лиц, ответственных за работу с договорами;
- определить правила учета и хранения соглашений.
2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
г) порядок расчетов; д) права и обязанности сторон; е) ответственность за неисполнение обязательств; ж) порядок урегулирования и разрешения споров;
з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Цели ДО:
- 1. Обеспечение подготовки и сопровождения конкурсной документации (далее — КД) при проведении конкурентных закупок ОАО «Газпром» или Обществом по объектам, закрепленным за ДЗ.
- 2. Организация и совершенствование договорной деятельности ДЗ.
- 3. Контроль соответствия объемов и стоимости выполненных работ сметным расчётам и договорным ценам, строительным нормам и правилам на приемку работ по заключенным договорам ДЗ.
- 4. Организация юридического сопровождения по заключенным договорам ДЗ.
Задачи ДО:
- 1. Для осуществления цели «Обеспечение подготовки и сопровождения КД при проведении конкурентных закупок ОАО «Газпром» или Обществом по объектам, закрепленных за ДЗ» ДО ДЗ выполняет следующие задачи:
- — Рассматривает и согласовывает технические задания и технические требования (далее — ТЗ и ТТ) на выполнение работ по объектам капитального строительства, закрепленным за ДЗ.
- — Собирает, проверяет и систематизирует полученную информацию для включения в КД.
- — Приводит КД в соответствие требованиям Положения о закупках товаров, работ, услуг ОАО «Газпром» и Компаний Группы Газпром.
- — Обеспечивает своевременное согласование и утверждение КД.
- — Отвечает на вопросы потенциальных исполнителей по технической части документации о закупке в момент проведения конкурентных закупок.
- — Готовит экспертные заключения ДЗ по результатам проведенных конкурентных закупок.
- — Готовит план проведения конкурентных закупок ДЗ на следующий год, а также ежеквартально корректирует текущий план.
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
Положение о договорной работе
Мы действительно выигрываем в судебных спорах! Наша компания не дает стопроцентных гарантий, обещая достичь невозможного. Мы лишь делаем все возможное и зависящее от нас для достижения положительного результата. Высокое качество нашей работы подтверждают благодарности наших доверителей, выигранные нами судебные дела, подготовленные и успешно используемыми нашими юристами в судебных разбирательствах процессуальные и иные правовые документы, а также — принятые в пользу наших Клиентов судебные акты!
Ключевая специализация нашей компании – представительство в арбитражных судах и ведение дел по арбитражным спорам, в том числе ведение дел по:
✔ строительным спорам и спорам, возникающим из ненадлежащего исполнения договоров строительного подряда, государственных контрактов, инвестиционных соглашений;
✔ спорам о защите интеллектуальных прав, спорам о защите исключительных прав на товарные знаки (иные средства индивидуализации), спорам о защите патентных прав, спорам о защите авторских прав;
✔ земельным спорам и спорам о правах на недвижимое имущество.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
- в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
- во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
- в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
Права и ответственность
Для решения обширного перечня задач, выполнения прямых обязанностей специалист по работе с контрагентами любого ранга наделяется необходимыми правами и несет ответственность перед работодателем и законом.
Специалист по договорной работе имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях правового обеспечения функционирования организации — по вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Готовить и представлять непосредственному руководителю предложения по совершенствованию аппарата управления.
3.1.3. Участвовать в служебных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы правового обеспечения его работы.
4. Ответственность и оценка выполняемых обязанностей
4.1. Специалист по договорной работе несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение руководящих документов и иных нормативных актов, регламентирующих договорную работу.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, использование их в личных целях.
Создание временных рабочих групп
Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).
В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.
Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.
Похожие записи: