Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Теоретические основы управления закупочной деятельностью организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сфера деятельности, связанная с закупками, значительно шире, чем разовая покупка (приобретение) товаров. Она также подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Сфера деятельности логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи: определение потребности в МР, поиск потенциального поставщика, оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках, выбор метода закупки, установление приемлемой цены и условий поставки, мониторинг товара до момента его доставки, а также оценка продукции поставщика и услуг. Если же функции закупки расширить до заготовки, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.
Понятие и сущность закупочной деятельностью организации
Исследование основывается на научных положениях теории, в которой констатируется двойственная роль логистики: как способа рациональной организации предпринимательской деятельности (и/или организации рационального взаимодействия независимых субъектов предпринимательства), с одной стороны, и как системы управления потоковыми бизнес-процессами, — с другой. Эта роль в полной мере реализуется в применении к материально-техническому снабжению производства, поскольку оно в одинаковой степени интерпретируется и как обслуживающая производственный процесс коммерческая деятельность, связанная с приобретением ресурсных факторов производства, и как отдельный вид бизнеса, имеющий ярко выраженный потоково-процессный характер. Однако в масштабах фирмы производственного профиля первый вариант интерпретации становится более логичным, поскольку процесс закупочной логистики (снабжения) производства встраивается в единый воспроизводственный процесс и воплощает свое назначение в процессе производства, а последний, в свою, очередь, — в процессе сбыта. В этом случае логистика осуществляет комплексную функцию по отношению к снабжению, производству и сбыту методами управления материальными, финансовыми и информационными потоками.
Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) — одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах — тактическом и стратегическом.1
1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане — ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара — необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.
2. Стратегическая сторона снабжения — собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения — повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Остановимся на терминологическом аспекте. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства.
За рубежом сфера деятельности по обеспечению фирмы — производителя или торговой компании необходимыми видами материальных ресурсов или готовой продукции традиционно называется Purchasing/Procurement — закупки/управление закупками (снабжением). 2Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется «материально-техническим снабжением» («обеспечением»). На предприятиях оптовой торговли в отечественной плановой экономике долго применялся термин «товароснабжение». Однако в последние годы растущее число российских ученых и специалистов по логистике (вышедших в основном из сферы «снабжения») стали определять эту область как «закупочную логистику».
Такие термины, как «закупка», «поставка», «снабжение», «обеспечение сырьем и материалами» и т.д. являются практически взаимозаменяемыми. Единого определения каждого термина не существует. В некоторых источниках «закупка» означает разовую сделку, нацеленную на приобретение необходимого в данный момент сырья и материалов. В таком случае этот термин характеризует тактическую деятельность отдела закупок фирмы. А термин «снабжение» описывается как целостный процесс закупочной деятельности: выявление необходимости в материалах, сырье и услугах, поиск, анализ и выбор поставщиков, развитие отношений с ними, переговоры по цене, качеству и прочим условиям, контроль качества поставляемой продукции и т.д. Эту деятельность, скорее, можно отнести к стратегической деятельности отдела закупок.
В ряде случаев можно встретить понятие снабженческого (материального) менеджмента, под которым понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами и готовой продукции), поступающим в компанию. Сюда относят следующие виды деятельности:
— планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции и контроль на этом этапе;
— собственно закупки;
— доставка;
— приемка и контроль качества;
— хранение и отпуск на производство;
— распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
— утилизация отходов производства.
Зачастую материальный менеджмент в промышленных компаниях в западной логистической практике охватывает сферы закупок и материально-технического обеспечения производства, которые бывает трудно разграничить. На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов со стороны в нужное место и нужное время (procurement) отвечает отдел снабжения. Но как только производственный процесс запущен, обслуживание всех возникающих после этого потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия классифицируется как материально-техническое обеспечение (поддержка) производства.
Управление закупками — область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном — это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний — готовая продукция для последующей продажи.3
Сфера деятельности, связанная с закупками подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Поэтому деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:
— определение потребности в материальных ресурсах;
— поиск потенциального поставщика;
— оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;
— выбор метода закупки;
— установление приемлемой цены и условий поставки;
— мониторинг товара до момента его доставки;
— оценка продукции поставщика и услуг.
Если же функции закупки расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.
Рассмотрим этапы процесса осуществления закупок на предприятии:
1. Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей).
С оценкой результатов закупочной деятельности обычно возникает ряд вопросов:
- На кого возложить эту функцию?
- На сколько качество закупок зависит непосредственно от отдела закупок?
- По каким параметрам оценивать?
- Сколько должно быть параметров?
- Как часто собирать и анализировать данные?
- В какой форме данные должны быть представлены?
Для определения эффективности закупочной деятельности следует провести комплексную оценку работы службы закупок.
Важно учитывать выполнение следующих составляющих: план закупочной деятельности, бюджет фирмы, объем вырученных средств, применение дополнительных мер по контролю над качеством входящей продукции, а также объемом и стоимостью упущенных продаж, общим объемом операций, производительностью труда, транспортными издержками. Анализируя эти данные, появляется возможность примерного определения стоимости тех или иных логистических операций в процессе осуществления закупочной деятельности, к примеру, средней стоимости оформления заказа, доли административных затрат по закупке на каждый рубль, который был израсходован на закупки в целом. Проанализировав этим способом деятельность отдела по закупкам товара, можно сделать вывод об эффективности его функционирования и определить имеющиеся проблемные моменты. Контроль над деятельностью отдела по закупкам выполняется по трем показателям: время, цена и надежность поставщика.
Рассмотрим контроль первого фактора- фактор времени. Он включает в себя контроль поставок, а также последствия в результате задержаний и опозданий. При этом анализируются следующие показатели:
- доля задержанных заказов;
- доля ситуаций, когда просрочка доставки вызвала ощутимое отсутствие товара на складе.
При анализе фактора «времени» нужно произвести контроль задержанных поставок и последствий опозданий поставок.
По фактору «цена» проводится анализ цен, которые были уплачены при закупке продукции, а именно сравнение их с ранее намеченными ценами, стремление избегать отклонений от бюджета закупок. Всесторонний анализ ведется по нижеперечисленных показателям:
- ценам, уплаченным поставщикам;
- стандартным или расчетным ценам;
- индексам средних цен, которые были уплачены по каждой товарной группе;
- изменениям цен, произошедшим в результате переговоров, лучшей упаковки и перевозке товаров;
- форвардная закупочная деятельность по сравнению с соответствующими прогнозами для выявления эффективности и сравнения цен, которые были уплачены при закупке этим способом, с теми, которые могли бы быть уплачены, если бы закупки проводились не форвардным, а обычным путем.
Чтобы проанализировать затраты на транспортировку грузов нужно сравнить транспортные и разгрузочные расходы при работе с поставщиком-партнёром предприятия и потенциальным поставщиком.
Пример расчета расходов.
1. Товар обоих поставщиков — пакетированный, на его разгрузку требуется 1 час., стоимость разгрузки — 300 руб/час у обоих поставщиков.
2. Склад поставщика-партнера находится на расстоянии 500 км от склада предприятия, а склад потенциального поставщика — удален от склада предприятия на 400 км., стоимость доставки 80 руб/км.
Фактор надежности поставщика рассматривает соответствие объема качества поставки условиям, фиксируемым в договоре. Оценка эффективности работы служб предприятия по закупке товаров проводится по следующим показателям:
- снижение издержек на закупку в общей структуре логистических издержек;
- значение уровня брака закупаемой продукции;
- размер закупок, совершенных вовремя;
- количество ситуаций, когда нужного товара продукции не оказывалось на складе, что приводило к неудовлетворению спроса потребителей;
- число получаемых и обслуживаемых заявок;
- доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки.
Для оценки надежности поставщиков необходимо рассчитать рейтинг поставщиков-партнеров, с которыми работает предприятие, и сравнить его с рейтингом других потенциальных поставщиков. Для этого необходимо установить критерии, по которым будет произведено оценка рейтинга поставщиков. На основе изучения рекламных материалов, фирменных каталогов и объявлений в средствах массовой информации нужно составить экспертные оценки потенциальных поставщиков, и оценку поставщиков-партнёров на основе опыта работы с ними.
Определение оптимального размера заказа имеет смысл, если время выполнения заказа не продолжительное, цены стабильны, а колебание спроса незначительно. Определение оптимального размера заказа приводит к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.
Расчет закупок может быть основан на принципах метода ABC, который строится на разбивке ассортимента торгового предприятия на несколько групп по наиболее важным показателям товарооборота и проведении дальнейшего расчета заказа по показателям, назначаемым по группам в целом. Разбивка производится в соответствии с принципами распределения Парето. В дополнение к АВС-анализу проводится XYZ-анализ, который позволяет учесть в планировании запасов степень вариации спроса.
Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:
- Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
- Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
- Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
- Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
- Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.
Понятие и сущность закупочной деятельности
Закупочная деятельность — это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.
Закупки — это процесс получения необходимого по качеству и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.
Закупочная деятельность более широкое понятие, чем закупки.
Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.
Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в государственном секторе и в производственной деятельности обычно называют снабжением, в розничной торговле и складском хозяйстве — закупками.
Процесс проведения закупок принято делить на 3 операционных типа, состоящих из следующих операций:
- предварительных;
- закупочных;
- заключительных.
В ходе осуществления предварительных операций требуется:
- изучить возможные источники поступления товаров, работ, услуг и их поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
- разработать предварительные условия для субъектов закупок, включая способы поставок;
- отобрать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, которые отвечают выдвинутым требованиям;
- спланировать процесс торговых процедур.
В процессе закупочных операций необходимо:
- заключить контракты и разовые сделки по поставке товаров;
- скоординировать закупочные мероприятия со складскими работами и процессами сбыта;
- организовать товарную приёмку;
- составить заявки и заказы на поставки, уточнить ассортимент приобретаемых объектов закупок;
- произвести расчёты с поставщиками.
При проведении заключительных операций следует:
- оперативно произвести учёт хода исполнения контрактов;
- в случае необходимости оформить и предъявить штрафные санкции за нарушение контрактных условий;
- осуществлять общий контроль организации закупочной деятельности.
Закупочная логистика как сфера деятельности, подвергается в последнее время серьезным изменениям и модернизации. Она охватывает не только сферу закупки товара на склад, для продажи или на предприятие, но и процессы формирования товарного ассортимента предприятия.
В сфере закупочной логистики скрыты возможности для более эффективного использования оборотных средств, увеличения товарооборота, снижения операционных и общих издержек, повышения конкурентоспособности компании. В нашей стране, система закупочной логистики сформировалась под влиянием опыта зарубежных стран. С приходом иностранного бизнеса в Россию и наши предприниматели стали активно использовать все достижения иностранных мероприятий в этой сфере: организация закупочной и складской логистики на базе распределительного центра, внедрение автоматизированных систем учета при организации склада.
Закупочная деятельность современных торговых предприятий строится в основном по образцу зарубежных торговых предприятий. Закупка товара за рубежом в настоящее время практически полностью автоматизированный процесс, формирование заказа на закуп формирует система, в которой объединены: складская логистика, логистика продаж, логистика поставщика.
Система построена таким образом, что в ней учтены возможности поставщика, запросы продавца и потребности конечного потребителя. Стоит отметить, что уровень и характер потребления в зарубежных странах существенно отличатся от российского. Современные российские торговые предприятия должны обязательно учитывать этот факт, а также множество других: геополитическая ситуация в мире, протяженность транспортных путей в России, особенности менталитета и многое другое. Правильная организация закупочной деятельности существенно повышает конкурентоспособность торговых предприятий, их товарооборот и прибыль.
Что такое закупочная деятельность?
История организации начинается в 1956 году. После создания Весьегонского района и присвоения посёлку Весьегонск статус города, создается райпотребсоюз, в него входили около семи кооперативов сельского потребительского общества из разных районов Тверской области.
Впоследствии времени сельские потребительские общества реорганизуются в торговые предприятия, что привело к возникновению управления общественного питания и автотранспортная контора райпо. При последующей реорганизации, присоединились торговые предприятия, которые вошли в состав райпо. Перешедшие кооперативы создали единый баланс, приведший к их переводу в отраслевые подразделения сельского потребительского общества.
Вся проводимая реорганизация и работа потребительской кооперации, создала из материально-технической базы (из ветхих магазинов, предприятий общественного питания) сеть отлаженных современных магазинов, предприятий общественного питания, заготовок.
На сегодняшний день ООО «ВесьТорг» — это торговая организация, преимущественно специализирующееся на розничной торговле товарами продовольственного и непродовольственного назначения. Руководство организацией осуществляет Кузнецова Светлана Николаевна. Численность работников ООО «ВесьТорг» составляет пятьдесят четыре человека. Размер уставного капитала составляет 400 000 тыс. руб. Организация насчитывает 26 филиалов и имеет 248 лицензий.
Общество с ограниченной ответственностью «ВесьТорг» является частным коммерческой организацией и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, Конституцией РФ и действующим законодательством РФ.
Организация зарегистрирована 9 июля 2013 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 12 по Тверской области. Юридический адрес компании ООО «Весьторг» — 171720, Тверская область, Весьегонский район, город Весьегонск, улица Кирова, 43.
Основной вид деятельности организации «ВесьТорг» — торговля розничная преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в неспециализированных магазинах, но также, есть одиннадцать дополнительных видов деятельности, в которые входит: деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания; торговля розничная бывшими в употреблении товарами в магазинах; торговля розничная на рынках пищевыми продуктами, напитками и табачной продукцией и т.д.
Основные принципы деятельности ООО «ВесьТорг»:
1. Реализация только качественных товаров.
2. Поддержание всегда широкого ассортимента товаров.
3. Жесткий контроль за доставкой и хранением всех товаров.
4. Мгновенное реагирование на требования покупателей.
5. Гибкое ценообразование.
Линейно — функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области и отвечающих за определённое направление деятельности.
Свою деятельность ООО «ВесьТорг» осуществляет посредством организации розничной торговли со склада потребительского общества «Универсальная база». Компания предлагает широкий ассортимент продуктов питания отечественных и импортных производителей, различных промышленных товаров и строительных материалов. Поставщиками являются известные российские производители, дистрибьюторы фирм — иностранных производителей. Продукция отвечает всем стандартам качества. ПО «Универсальная база» имеет широкий ассортимент товаров до 20 000 наименований. Ассортимент предлагаемой продукции постоянно обновляется и расширяется. Также, эта компания поставляет организации ООО «ВесьТорг» детские игрушки, так как ПО «Универсальная база», занимая лидирующие позиции на рынке игрушки Тверской области, предлагает более 5000 наименований товаров производства России, Китая, стран ближнего и дальнего зарубежья для детей и новорождённых, а также товары для спорта и активного отдыха.
Организация «ВесьТорг» постоянно заботится о расширении своего ассортимента. Идя навстречу своим покупателям, фирма предлагает к продаже новые востребованные товары по доступным ценам.
Ассортимент розничного склада организации «ВесьТорг» представлен разнообразными видами товаров имеющих как продовольственное, так и не продовольственное назначение. Ассортиментная политика организации отдает предпочтение продукции российских производителей, основной упор в ассортиментной политике предприятия делается на торговле быстро оборачивающимися товарами. Такая политика позволяет уменьшить денежные средства, вложенные в товарные запасы, и ускорить их товарооборачиваемость.
Как говорилось ранее, организация ООО «ВесьТорг» имеет 26 филиалов, но речь пойдет об одном филиале, состоящем из двух отделов:
§ первый отдел называется «Хозмаг» — в нем представлен следующий ассортимент товаров: бытовая химия и средства гигиены, товары культурно-бытового назначения, хозяйственные товары, текстильные товары, сезонный ассортимент, строительные материалы и садовый инвентарь.
§ второй отдел называется «Уют» — в нем представлен следующий ассортимент товаров: детские товары, бытовая мебель, мебель для хранения, работы и т.д.
Форма торгового обслуживания в этих отделах происходит следующим образом:
— для розницы — продажа товаров через прилавок;
— для опта — продажа товаров по образцам.
Закупка товара для обеспечения этих отделов осуществляется преимущественно у компании ПО «Универсальная база». Весь процесс снабжения товарами требуемого качества и в необходимых объемах организация контролирует с помощью отдела закупок.
ООО «ВесьТорг» использует отдел закупок, базирующуюся на следующих принципах:
— заказывается только то, к чему заранее определены, документированы и утверждены требования по качеству;
— привлечение поставщиков, способных удовлетворить установленным требованиям;
— необходимое количество и поставка точно в срок;
— контроль закупленного до использования в реализации;
— сохранность и оперативное управление всей закупленной продукцией.
Закупки товаров, которые непосредственно предназначены для её реализации, осуществляет отдел закупок.
Отдел закупок дает возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничной торговой сети для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торговой организации.
Организация по снабжению товарами отделом закупок складывается из следующих этапов:
— изучение и прогнозирование покупательского спроса;
— выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;
— организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;
— организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков;
— организация учета и контроля за закупками.
На данный момент, отдел закупок по снабжению товаров базируется на принципах и методах современного маркетинга. С их помощью, коммерческие работники получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия (т.е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.
Так как, отдел закупок контролирует процесс доставки и приемки товара, при этом он также обязан проверять наличие основных документов у поставщика, без которых организация не может вывести свою продукцию на рынок товаров. В основном в ООО «ВесьТорг» поставщики осуществляют доставку товаров своим транспортом, а расходы по доставке товара включены в цену доставляемого товара.
Организационную структуру розничной организации в ООО «ВесьТорг» можно охарактеризовать как линейно-функциональную (смотр. рисунок 1).
Рис. 1
Организационная структура линейно-функционального типа основана на использовании принципа иерархичности и предполагает чёткое разделение на вышестоящие и нижестоящие уровни.
Положительные стороны линейно-функциональной структуры в организации:
— стимулирует деловую и профессиональную активность;
— улучшает координацию в функциональных областях;
— освобождает линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;
— уменьшает потребность в специалистах широкого профиля.
Недостатки данной структуры в организации заключаются в следующем:
— усложняются взаимосвязи, затрудняется координация;
— отдельные отделы могут быть более заинтересованы в реализации своих целей, чем общих, цепь команд от руководителя до исполнителя увеличивается.
Таким образом, можно сделать вывод, что линейно — функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области и отвечающих за определённое направление деятельности. Анализ структуры управления показывает, что она соответствует современным требованиям, то есть четко распределяет обязанности и ответственность специалистов управления, обозначена схема группирования подразделений и принципы руководства ими.
Основные показатели развития ООО «ВесьТорг» представлены в графиках 1 и 2 (см. рисунки 2 и 3).
В графике № 1 (см. рисунок 2) представлена прибыль организации. На этом графике наблюдается темп роста прибыли с начала 2014 года, а затем её снижения в 2016 году из-за упадка продаж, а вследствие этого, снижение рентабельности капитала (-27 %).
Рис. 2
В графике № 2 (см. рисунок 3) представлена выручка предприятия за несколько лет. На нем показан темп роста выручки, начиная с 2014 года, заканчивая 2016 годом с небольшим понижением.
Рис. 3
Таким образом, низкий уровень рентабельности продаж на предприятии свидетельствует о недостаточной величине прибыли, поэтому для увеличения прибыли на предприятии необходимо создавать выгодные условия для реа��изации своей продукции, т.е. проводить маркетинг, организовывать рекламу, стимулировать сбыт, правильно формировать ценовую и товарную политику.
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.
Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.
Специалисты выделяют следующие модели управления розничной торговой сетью и ее закупочной логистикой:
Инвестиционная модель
Предполагает наличие инвестирующего и консолидирующего центра с самостоятельными торговыми объектами. Такую модель чаще используют торговые компании, не являющиеся в полном смысле слова сетевыми. Они объединены либо общими инвесторами, либо общей торговой маркой.
Преимущества данной модели: задачи управления в центральном офисе упрощены, возможно проявление инициативы на местах.
Недостатки: невозможность использовать преимущества сетевой структуры, зависимость от квалификации руководителей магазинов, отсутствие консолидации закупок.
Холдинговая модель
Центр определяет закупочную политику (поставщиков, номенклатуру и закупочные цены), но магазины самостоятельны в оперативном управлении. Для центра не слишком важна высокая оперативность информации о состоянии торговых объектов. Такая модель используется значительной частью российских розничных компаний, и в ней успешно реализуется одна из основных задач сетевого ритейла — консолидация закупочной политики. Чаще всего эту модель управления выбирают розничные операторы, делегирующие функции оперативного взаимодействия с поставщиками менеджерам магазинов.
Преимущества данной модели: гибкость в управлении конкретным магазином менеджерами на местах.
Недостатки: чрезмерный рост аппарата управления и, как следствие, высокие издержки.
Централизованная модель
Это наиболее эффективная организация сетевой торговой компании. Единый центр управления делегирует магазинам функции, минимально необходимые для участия в логистических операциях (заказ товаров, инвентаризация, переоценка). При этом в состав сети могут входить магазины как одного формата, так и разных.
Преимущества данной модели: снижение издержек, эффективное использование аппарата управления при его концентрации в едином центре. Фактически это дистанционное управление торговыми объектами, позволяющее интенсифицировать все бизнес-процессы торговой компании, а следовательно, получить значительное конкурентное преимущество.
Недостатки: зависимость от бесперебойной и эффективной работы информационно-компьютерной системы.
Лоточная модель
Данная модель предполагает полную концентрацию управления в центре и сведение к минимуму функций управления в магазине (кроме продажи товаров покупателям). В центральном офисе находится информационная система и ведется учет движения товаров, там же сосредоточен весь аппарат управления сетью.
Преимущества данной модели: большая экономия технических и трудовых ресурсов.
Недостатки: исключается прямая поставка товаров в магазин, слабый учет местных особенностей деятельности магазинов.
Гибридная модель
Часть торговых объектов сети управляются централизованно, часть магазинов может работать по холдинговому или, например, лоточному принципу. Подобный метод управления встречается в розничных компаниях, строящих крупные национальные сети. При этом региональные кусты могут выступать как подразделения, работающие по централизованной модели управления. Внутри этих структур применяется либо централизованная, либо гибридная модель управления.
Преимущества данной модели: практически единственно возможный метод управления для национальных и интернациональных сетевых ритейлеров, обеспечивающий единую товарную политику.
Недостатки схожи с недостатками холдинговой модели управления, однако они могут быть существенно уменьшены, если территориальные кусты управляются по централизованному или лоточному методу.
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.
Цели отдела (службы) закупок любой производственной или торговой компании:
- Приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.
- Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.
- Обеспечивать доставку товаров вовремя.
- Закупать товары с гарантированно высоким качеством.
- Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками.
- Извлекать максимальную выгоду для предприятия.
- Сотрудничать и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании.
- Вносить свой вклад в достижение стратегических целей компании, в том числе в реализацию ее логистической стратегии.
- Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.
- Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные потоки, возникающие в ходе закупочной деятельности.
- Развивать и стимулировать деятельность, повышать квалификацию менеджеров по закупкам товаров.
Приоритеты достижения каждой цели определяются конкретной компанией в зависимости от принятой стратегии деятельности. Например, для компании, проводящей стратегию снижения издержек, приоритетным будет достижение первой цели из приведенного выше списка. В условиях дефицита какого-то вида ресурсов приоритетным будет обеспечение их бесперебойного поступления, чтобы не нарушался нормальный ход производственного или торгового процесса, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным
становится поддержание товарооборота торговой компании на необходимом уровне при минимизации вложений в товарные запасы.
Рассмотрим подробнее основные цели деятельности в области организации и управления закупками.
Сроки поставки
Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока товары ложатся дополнительным бременем на оборотные средства и складские помещения предприятия.
Размер партии
Оптимальный размер партии поставки, т. е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемых ресурсов негативно влияет на баланс оборотных средств, на устойчивость выпуска продукции или стабильность продаж торгового предприятия.
Качество продукции
Поддержание и повышение качества закупаемой продукции. Закупаемые ресурсы должны поставляться требуемого качества, иначе конечный продукт, производимый предприятием, не будет соответствовать принятым стандартам. Необходимо постоянно повышать качество закупок, чтобы обеспечивать конкурентоспособность приобретаемых товаров и услуг.
Поиск минимальных цен
Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для торговых предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а нехватка именно оборотных средств, как показывает опыт, является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам и особенно за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.
Исследование рынка
Исследование рынка закупок. Отдел закупок должен проводить регулярный сбор и оценку информации в целях определения наилучших источников закупок и оптимизации ассортимента закупаемых товаров.
Руководствуясь функциями отдела закупок, эффективность его работы, как правило, оценивается следующими показателями:
- сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
- уровень брака закупаемой продукции;
- доля закупок, совершенных вовремя;
- число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
- количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
- число полученных и выполненных заявок;
- доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.
Каждый этап закупочного процесса — это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор лучшего поставщика, получение оптимальных цен, заказ правильного количества товара, эффективный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара — словом, все, где компания может снизить затраты на закупочную логистику и за счет этого добиться большей прибыли. И все инструменты, которые менеджер по закупкам использует в своей работе, существуют именно для того, чтобы помогать ему принимать правильные решения и контролировать процесс движения товара.
Закупочная деятельность на предприятии
Когда объем производства или объем будущих продаж по каждому наименованию товаров известен с высокой степенью достоверности, ключевая задача менеджера по закупкам сводится исключительно к строгому выполнению плана закупок.
Задача эксперта — найти товары, которые будут реализованы в течение короткого периода времени.
Основные функции закупочной логистики заключаются в решении следующих вопросов:
-
Планирование и прогнозирование требований предприятия к закупаемым товарам и времени их доставки.
-
Определение качественных и количественных потребностей организации в материальных ресурсах и их параметров.
- размещение действующей редакции Положения о закупке в ЕИС (изменений в Положение);
- анализ производственной деятельности и формирование потребностей ТРУ;
- мониторинг рынка ТРУ, запрос коммерческих предложений;
- планирование закупочной деятельности на 1 год, раздел СМСП на 3 года (для определенного вида заказчиков);
- регламентация закупочной деятельности заказчика внутренними локальными документами;
- выбор способа и формы закупочной процедуры;
- формирование закупочных документов (извещения, документации о закупке, включая техническое задание и проект договора);
- публикация закупочной процедуры в ЕИС/на ЭТП;
- прием заявок;
- размещение изменений документации (извещения), разъяснений положений закупочной документации;
- оценка и рассмотрение поступивших заявок, размещение протоколов закупки;
- заключение договора с победителем закупки (при наличии), включая проверку обеспечительных мер, внесение изменений в договор (по необходимости) и размещение на ЕИС;
- исполнение договора, приемка ТРУ;
- размещение документов о приемке ТРУ/оплате в ЕИС подготовка возражения на доводы жалобы и отстаивание интересов в контролирующем органе (при обжаловании закупки);
- размещение отчетности в ЕИС;
- формирование архивного дела.
Вышеназванный алгоритм не является универсальным, поскольку иногда тот или иной этап закупки заказчик может «пропустить» и «перешагнуть» к следующему. Например, при проведении процедуры не всегда заказчику поступают запросы о разъяснении положений документации, в связи с чем у него отсутствует необходимость публикации пояснительных ответов.
Ни одна закупочная деятельность не должна осуществляться без опубликованного в ЕИС Положения о закупках (в противном случае непослушных заказчиков ждут значительные штрафы согласно КоАП РФ). Положение о закупке, вносимые в него изменения, подлежат обязательному размещению в ЕИС не позднее, чем в течение пятнадцати дней со дня утверждения[1].
Данный нормативный документ должен базироваться на ФЗ № 223 и других законодательных актах в сфере закупок, позволяя заказчикам закупить необходимые ТРУ в рамках действующих правовых норм.
Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения
Вся торгово-закупочная деятельность подразделяется на 2 основные функции, состоящие из:
- Внешней, определяющей взаимодействие между конкретной организацией и предприятиями-поставщиками, снабженческо-сбытовыми учреждениями, органами госуправления.
- Внутренней, строящей взаимоотношения снабженческой службы данной организации с её производственными цехами и управленческим аппаратом.
Обе эти функции должны быть синхронизированы соответствующими службами снабжения для бесперебойного обеспечения организации всем необходимым в требуемые сроки, что повышает эффективность её функционирования и, следовательно, конкурентоспособность.
Процесс проведения закупок принято делить на 3 операционных типа, состоящих из следующих операций:
- предварительных;
- закупочных;
- заключительных.
В ходе осуществления предварительных операций требуется:
- изучить возможные источники поступления товаров, работ, услуг и их поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
- разработать предварительные условия для субъектов закупок, включая способы поставок;
- отобрать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, которые отвечают выдвинутым требованиям;
- спланировать процесс торговых процедур.
В процессе закупочных операций необходимо:
- заключить контракты и разовые сделки по поставке товаров;
- скоординировать закупочные мероприятия со складскими работами и процессами сбыта;
- организовать товарную приёмку;
- составить заявки и заказы на поставки, уточнить ассортимент приобретаемых объектов закупок;
- произвести расчёты с поставщиками.
При проведении заключительных операций следует:
- оперативно произвести учёт хода исполнения контрактов;
- в случае необходимости оформить и предъявить штрафные санкции за нарушение контрактных условий;
- осуществлять общий контроль организации закупочной деятельности.
Чётко регламентируемая действующими законами закупочная деятельность предприятия, равно как и прочих субъектов торговых операций, обеспечивает чистоту проведения и конкурентность аукционов, конкурсов, тендеров.
В результате ход приобретения товаров, работ, услуг, без чего не может существовать экономическая и общественная жизнь страны, пребывает в цивилизованных рамках предсказуемых процессов.
Что такое закупка и закупочная деятельность?
Если заказчик планирует получить товар, работу или услугу по максимально низкой цене и у него нет особых требований к условиям исполнения контракта, он может провести аукцион или запрос цен.
Аукцион — способ закупки, при котором заказчик объявляет начальную максимальную цену контракта (НМЦК), а участники поочередно понижают свои ценовые предложения до тех пор, пока не определится участник с наименьшей ценой. Электронные аукционы проходят на электронных торговых площадках (ЭТП). Для участия в такой закупке поставщик должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись и аккредитацию на ЭТП. Запрос цен — упрощенная форма аукциона без проведения торгов. Участники указывают свои ценовые предложения сразу в заявках, а победителем становится участник с наименьшей ценой. Если наименьшую цену предложили несколько участников — побеждает тот, кто подал заявку раньше.
СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ
Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:
- расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
- планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков – наших покупателей);
- комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
- подбор поставщиков, тендерные процедуры;
- поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, …);
- проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).
Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах – оперативности использования.
ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК
Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.
Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.
Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.
Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.
Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».
Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.
Сущность и функции закупочной логистики
- Федеральное агентство по образованию
- ФГБОУ ВПО «Челябинский государственный университет»
- Институт экономики отраслей, бизнеса и администрирования
- ПРЕЗЕНТАЦИЯ
- по предмету «Логистика»
- на тему «Сущность и функции закупочной логистики »
- Выполнила: студент
гр. 29ПЗ-501 А.В.Бисярина
Проверил: В.А. Кузнецов
- Челябинск
- 2014
- 1
- Закупочная логистика
- Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.
- 2
- Задачи закупочной логистики
- Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. При этом решаются задачи.
Механизм функционирования закупочной логистики в современных условиях
Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.
Закупочная логистика является основной коммерческой деятельностью в торговле. С нее и начинается коммерческая работа. Необходимо иметь товар, чтобы продать его покупателю и получить прибыль.
Исходя из основной функции товарного обращения, когда происходит смена форм стоимости, можно сделать вывод, что коммерческая работа начинается в торговле с закупки товаров с целью последующей их продажи.
Основная задача закупочной логистики — выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых организаций.
Правильно организованные оптовые закупки способствуют удовлетворению потребительского спроса. Они позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров[15].
Закупочная логистика дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых организаций, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торговой организации.
- Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения организации необходимыми товарно-материальными ценностями.
- Закупка товаров — это приобретение (купля) товаров для дальнейшего целевого использования.
- Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:
- * что закупить;
- * сколько закупить;
- * у кого закупить;
- * на каких условиях закупить.
- К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:
- * как системно увязать закупки со сбытом;
- * как системно увязать деятельность организации с поставщиками.
- Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ [12].
- Общая цель закупочной логистики — создание надежной поставки материалов в организацию с максимально возможной экономической эффективностью.
- Общая цель закупочной логистики декомпозируется на следующие частные цели:
- · создание надежного и беспрерывного материального потока (МП) в организацию;
- · тесное взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, развитие взаимоотношений и понимание их запросов;
- · поиск подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений;
- · закупка необходимых материалов и гарантия того, что они имеют приемлемое качество, доставляются вовремя и туда, куда необходимо, а также удовлетворяют другим требованиям;
- · обеспечение хорошей цены и условий поставок;
· создание и поддержание требуемых запасов, проведение подходящей политики запасов и т.д.;
· быстрое перемещение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в случае необходимости, постоянное отслеживание текущих условий, в том числе ожидаемого роста цен, возникновения дефицита, разработки новых продуктов и т.д. [13].
- Логистика закупок выполняет следующие функции:
- · формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
- · получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
- · выбор поставщиков;
- · определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
- · согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
- · контроль за сроками поставки материалов;
- · входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
- · доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
- · поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах[13].
- Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.
- Основные задачи закупочной логистики:
- 1. Информационные:
- · определение потребности в МР;
- · исследование рынков закупок;
- · определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне — задача «сделать или купить»;
- · поиск, оценка и выявление лучших поставщиков, цен, способов доставки продуктов и услуг — задача выбора поставщика.
- 2. Задачи реализации:
· организация и осуществление закупок: согласование цены и заключение договора на поставку; выбор метода закупок; определение требуемых складских площадей; подача заказов; документальное оформление поставок; организация платежей; организация доставки к месту хранения; экспедирование; составление графика поставок, согласованного со всеми поставщиками; организация приемки и размещения товаров на складе и т.д.;
- · контроль поставок: соблюдение сроков закупки, соблюдение требований по объему поставок и качеству МР, пункту назначения и др.;
- · подготовка бюджета закупок.
- 3. Задачи интеграции и координации закупок с производством, сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками:
- · тесное взаимодействие с подразделениями, использующими МР, развитие взаимоотношений, понимание их запросов;
- · обсуждение ассортимента, объемов, сроков, цены, требований по качеству, упаковке, таре и других параметров поставок с заинтересованными сторонами (конструкторами, технологами, производственниками, специалистами по УЗ, складскими работниками, транспортниками и др.);
- · согласование деятельности подразделений предприятия, участвующих в продвижении МП от поставщика к месту его непосредственного использования на предприятии;
· анализ отношений с поставщиками, отбор поставщиков для организации долгосрочного сотрудничества, соблюдение правил работы с поставщиками и т.п.
Делая вывод следует сказать что закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения организации необходимыми товарно-материальными ценностями.
Закупочная логистика является основной коммерческой деятельности в торговле. С нее и начинается коммерческая работа. Она дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых организаций, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торговой организации[10].
Основная
цель закупочной логистики заключается
в удовлетворении потребностей производства
в материалах с максимально возможной
экономической эффективностью. Достижение
цели зависит от решения целого ряда
задач.- Главными
вопросами, на которые следует ответить
при обеспечении предприятия предметами
труда, являются следующие: - —
какой вид сырья, материалов или
комплектующих необходимо закупить; - —
в каком количестве; - —
кто будет поставщиками сырья, материалов
и комплектующих; - —
на каких условиях будут производиться
закупки. - К
традиционному перечню вопросов логистика
добавляет вопрос о том, как системно
увязать закупки с производством и
сбытом, а деятельность предприятия –
с
поставщиками. - Таким
образом, к задачам и работам, связанным
с закупочной логистикой, относятся:
- определение потребности в материальных ресурсах. На этом этапе рассчитываются потребности в материалах, комплектующих, устанавливаются требования к массе, размеру и другим параметрам поставок. Может решаться задача «сделать или купить», которая заключается в сравнении двух вариантов: приобретении данного материала у поставщика или производстве его на собственном предприятии;
- исследование рынка закупок и выбор поставщика. Определяются все возможные поставщики, создается база данных о них и на основе определенных критериев выбирается оптимальный поставщик;
- заключение договора на закупку необходимых материальных ресурсов. Реализация задачи начинается с проведения переговоров, которые завершаются заключением контракта на определенных условиях. Договорные отношения формируют связи, рационализация которых также является задачей логистики;
- подготовка бюджета закупок, выступающая существенной частью закупочной деятельности. При этом определяются следующие виды затрат:
- выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
- транспортировка, экспедирование и страхование;
- приемка и проверка материальных ресурсов;
- поиск информации о потенциальных поставщиках;
- координация и взаимосвязь закупок с производством, сбытом и складированием, решаемые посредством системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.
Любое
предприятие, производственное или
торговое, имеет службу (отдел закупок
или службу снабжения), осуществляющую
закупки,
доставку и временное хранение предметов
труда Эффективная работа этой службы
во многом зависит от организационной
структуры предприятия. Организация
службы, отвечающей за выполнение всех
задач по снабжению производства,
позволяет оптимально наладить движение
материального потока.Задачи,
решаемые службой снабжения,
должны строиться на основе современной
концепции маркетинга: вначале должна
быть
стратегия
сбыта, затем стратегия развития
производства и уже потом –
стратегия
снабжения производства.Для успешного
обеспечения предприятия необходимыми
материалами этот отдел должен иметь
готовые ответы на следующие вопросы:
что закупать,
сколько закупать,
у кого закупать,
на каких условиях закупать,
как системно увязать закупки с
производством и сбытом,
как системно увязать деятельность
предприятия с поставщиками и др.Выбор
поставщиков включает сбор информации
о поставщиках, создание банка данных о
поставщиках, поиск оптимального
поставщика, оценку результатов работы
с выбранными поставщиками.Поступающая
информация о поставщиках позволяет
формировать банк данных, который
необходимо проанализировать на основании
специальных критериев, позволяющих
осуществить отбор приемлемых поставщиков.
Количество специальных критериев может
варьироваться от одного до несколько
десятков.Все зависит от предприятия,
которое само определяет эти критерии.
Как правило, используются критерии по
цене, качеству, условиям поставки и их
надежности.При получении одинаковых
критериев у нескольких поставщиков и
для получения наиболее выгодных условий
поставок могут использоваться
дополнительные критерии:- • финансовое
положение поставщика, его кредитоспособность; - • наличие
резервных мощностей; - • сроки
выполнения экстренных заказов; - • организация
управления
качеством; - • удаленность
поставщика от потребителя. - В
результате анализа потенциальных
поставщиков формируется перечень
конкретных поставщиков, с которыми
проводится работа по заключению
договорных отношений.
Реализация
данной функции начинается с проведения
переговоров, которые должны завершиться
оформлением договорных отношений, т.е.
заключением
контракта.Договор
включает выбор метода закупок, разработку
условий поставки и оплаты, а также
организацию транспортировки материальных
ресурсов.При этом составляются графики
поставки, осуществляется экспедирование,
возможно, организуются таможенные
процедуры. Завершаются закупки
организацией приемного контроля.Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
- выполнение плана закупок;
- динамика уровня цен на закупленные товары;
- оборачиваемость закупленных товаров;
- процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
- соблюдение интересов своей компании;
- конфиденциальность информации;
- честная конкуренция;
- отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Похожие записи: