Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 Бизнес-процессов CRM, которые делают работу за вас». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Что следует согласовывать с партнёром
- Предмет договора
Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.
- Схема оплаты
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.
Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.
- Регламент подписания закрывающих документов
Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.
Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.
- Момент передачи права собственности на товар
При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.
Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.
- Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара
Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.
- Срок действия контракта
Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.
- Оговорите зачёт требований
К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств
Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.
Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.
Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Порядок рассмотрения претензий
Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.
- Обращение в суд
- Прочие значимые в Вашем случае детали договора
Согласование договора
ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет, или он присутствует в исключительно зачаточном виде, которого для сложных договорных процессов не достаточно. А ECM может предложить:
- редактирование версий проекта договора;
- работа с комментариями, их учет и отработка, наличие функционала сравнения версий (от контрагента и наша, к примеру);
- гибкая раздача\ограничения прав доступа в процессе согласования;
- визуализация этапов жизненных циклов договора;
- контроль и фиксация истории изменений и работы с документом;
- возможность согласования и оставления комментариев текстовых\графических\звуковых с мобильных и планшетов.
Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?
- В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
- В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
- Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
- REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.
Российское законодательство дает нам «зеленый свет» для выбора формы оформления договоренностей. Это прямо предусмотрено в статье 434 ГК РФ, в которой установлено, что стороны могут заключить договор в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Да и Пленум Верховного Суда (в своем Постановлении от 25.12.2018 N 49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора») разъясняет, что договор не считается незаключенным, если не были соблюдены требования к форме. Но такой подход никак не защитит бизнес, если другая сторона исполняет условия недобросовестно и использует лазейки для уклонения от исполнения обязательств в полном объеме.
Поэтому недостаточно просто заключить договор, необходимо конкретизировать и детализировать условия исполнения обязательств. Речь не только об описании существенных условий, чего требует ГК РФ и специальные нормы.
Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.
Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:
- Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
- Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
- Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
Уровни бизнес-процессов
1-й уровень – внешние процессы, нацелены на решение стратегических задач предприятия, могут задействовать ряд организационных единиц.
Пример процессов верхнего уровня: распределение сырья и материалов по производственным подразделениям компании.
2-й уровень – внутренние процессы предприятия, задача которых – достигать тактических целей.
Пример: организация реализации товара.
3-й уровень – внутриструктурные процессы.
Пример: создание рабочего проекта в отделе проектирования.
4-й уровень – процессы, сопровождающие выполнение задач конкретной организационной структуры.
Пример: обсуждение условий дальнейшего обслуживания покупателя.
Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс
Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!
В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.
Шаг 5. Знать основные правила построения блок-схем
Для удобства полезно знать несколько полезных советов или негласных логичных правил, которые позволят строить поэтапную блок-схему.
- Обязательно в схеме должно присутствовать два блока – это «Начало» и «Конец». Очевидно, что у любого алгоритма или бизнес-процесса может быть только одно начало или только один конец.
- Начальный блок связывается с конечным посредством линий связи, которые могут быть дополнены различными промежуточными операциями. Из всех блоков, кроме конечного, должны выходить линии потока.
- Все блоки удобно пронумеровывать. Так легче ориентироваться и вам при разборе схемы, и тому, кто пытается осмыслить полученный вами результат.
- Не секрет, что линии делятся на входящие и выходящие. Если блоки не начальные или конечные, или концевые для конкретной ветки, то одна и та же линия является для одного блока выходящей, а для другого входящей.
- Допускается наличие разрывов в линиях потока. Это обычное дело! Ведь у каждого ответвления рано или поздно происходит логическое завершение.
- Логика процесса может быть линейная, разветвляющаяся или циклическая. Предположительно, тут вопрос появиться не должно 🙂 Если блоки на прямой линии — это линейный вариант. Если на схеме есть разветвления — то схема разветвляющаяся (всегда реальная схема такая). Циклическая — для программиста обычное дело, а вот для бизнес-аналитика более редкая. Скажем, заправка автомобиля перед каждым рейсом — это циклическая операция.
Краткое описание бизнес-процесса.
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
— Моделировать
— Оптимизировать
— Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
Внедрение изменений в существующий процесс продажи — непростая задача. Чтобы избежать сопротивления сотрудников, проводите внедрение в несколько шагов по определенному алгоритму.
Шаг 1. Разработайте KPI для каждой стадии и этапа процесса продажи
Для того, чтобы избежать саботажа сотрудников, разработайте для каждой стадии процесса продажи показатели, по которым вы будете оценивать выполнение задач. Показатели должны быть привязаны к цели вашего бизнеса, которую вы определили по методу SMART.
Разработайте KPI для вашего процесса продажи с учетом требований к показателям, ваших целей и специфики процесса.
Показатели процесса продажи закладываются в систему мотивации отдела продаж. До тех пор, пока процесс продажи не будет изучен, описан и откорректирован, работающую систему мотивации разработать невозможно.
Шаг 2. Регламентируйте процесс продажи
Разработайте подробный регламент выполнения каждой стадии и этапа процесса продажи и внедрите KPI по выполнению этого регламента в систему мотивации.
Шаг 3. Пропагандируйте цели и иди улучшения
На стратегической сессии или собрании отдела продаж объясните цели внедрения новых методов работы и опишите результаты, которых вы ожидаете. Презентуйте новую систему мотивации.
Шаг 4. Получайте положительные результаты
Помогайте в течение первых 2-3-х недель сотрудникам отдела продаж работать по новому бизнес-процессу продажи до первых положительных результатов. Очень важно, чтобы сотрудник получил результат. Если его нет, то происходит снижение мотивации и веры в новые методы работы.
Шаг 5. Анализируйте и корректируйте
Собирайте данные по «узким» зонам процесса продажи, анализируйте ошибки, корректируйте их и снова внедряйте изменения.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СОЗДАНИЕ С НУЛЯ
Для того, чтобы создать процесс с нуля, проведите подробный анализ конкурентов. Изучите ваших прямых и ключевых конкурентов. Методом «таинственного покупателя» посетите компанию конкурентов и разместите у них заказ.
Через звонки конкуренту и переписку с ним выявите всю специфику их процесса продажи, его сильные и слабые места.
С помощью анализа цепочки создания стоимости конкурента и SWOT анализа сформулируйте свои конкурентные преимущества и УТП продукта.
После этого постройте процесс продажи так, чтобы он наилучшим образом продавал рынку ваше УТП продукта и преимущества компании.
Под этот процесс продажи выберите оптимальную структуру отдела продаж и сформулируйте функционал продавцов для каждой стадии процесса продажи.
Подберите продавцов, обучите их, внедрите систему мотивации, отчетности и управления.
Как закрывать большие продажи
Как уже говорилось, закрытие больших продаж — более длительный и сложный процесс. Однако элементы закрытия из малых продаж можно использовать по второстепенным пунктам: они хорошо работают, когда в рамках большого проекта следует согласовать несколько подпунктов, и решение по каждому конкретному условию принимает человек, не несущий ответственности за весь проект. Как правило, это предварительное согласование технического задания на закупку:
- характеристики оборудования
- внесение дополнительного пункта в договор
- согласование незначительной детали, на основании которой конкурсная комиссия в будущем сможет отклонить конкурента
Большая продажа чем-то напоминает лавину: характеристики закупаемого товара/услуги собираются маленькими кусочками из разных отделов компании. Затем согласовываются всеми заинтересованными сторонами. И будучи единожды принятыми, зачастую уже не меняются.
- наличие у предприятия времени, чтобы проводить переговоры, осуществить сделку
- наличие денег
- является ли контакт лицом, принимающим решение (ЛПР)
Само же завершение большой продажи существенно отличается от малой. Решение о закупке оборудования, например, часто принимает закупочный центр, который состоит из нескольких сотрудников. Каждый из них отвечает за свою часть вопроса.
Ведение договорной работы в сервисе «Мое дело»
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
В договоре определяются условия ведения расчетов по договору: валюта, порядок расчетов, порядок оплаты. Предусмотрены различные варианты расчетов по договору: в целом по договору и с детализацией по заказам или накладным. Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
- Контекстная диаграмма процесса «Управление привлечением клиентов и заключением договоров» «как есть».
- Блок-схема процесса «Управление привлечением клиентов и заключением договоров» «как есть».
- Предметом исследования является процесс «Управление привлечением клиентов и заключением договоров».
- Наименование процессаУправление привлечением клиентов и заключением договоров2.
- Контекстная диаграмма процесса «Управление привлечением клиентов и заключением договоров» «как надо».
- Стандарт организации ЗАО «ТЗМК» СТО 09-2011 Привлечение клиентов и заключение договоров.
- Сформировать группу управления договорами с клиентами.
- Таблица 5 — Количество заключенных договоров в разрезе клиентов.
- Поставщики процессаОтдел сбыта, отдел маркетинга и договорной отдел7.
- Целью заключения любого договора является получение взаимной выгоды его сторонами.