Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Чиновники выделили три основных понятия:
|
Базовая НЗТ |
Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций. |
|
Транспортная НЗТ |
Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто. |
|
Эксплуатационная НЗТ |
Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации). |
Если фирма эксплуатирует автобусы в работе, то рассчитывать нормативы придется иначе. Для этого используйте такую формулу:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D) + Hот × T,
где:
- Qн — стандарт затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — транспортная НТ расхода, определенная на пробег автобуса в 100 км, исчисленная с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузки пассажиров;
- S — фактический пробег автобуса, определенный в км по путевому листу;
- Hот — норматив затраты ГСМ при эксплуатации штатных независимых отопителей, рассчитывается в л/ч;
- T — фактическое время работы автобуса с включенным отопителем, ч;
- D — поправочный коэффициент, определенный к норме, %.
Фактический пробег автобуса подтверждается путевым листом.
По какой форме должен быть составлен путевой лист?
Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.
Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):
-
наименование и номер путевого листа;
-
сведения о сроке действия путевого листа;
-
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
-
сведения о транспортном средстве;
-
сведения о водителе;
-
сведения о сроке действия путевого листа.
Можно ли списывать ГСМ без путевых листов?
Путевой лист является основной бумагой, подтверждающей расходование топлива и финансов на его оплату. Это бланк, на котором каждую смену фиксируются рабочие часы ответственного водителя, пройденное расстояние и затраченный на него объем светлых нефтепродуктов (бензин, дизель), потраченный объем финансовых средств на заправку на АЗС и другие услуги.
Документ может быть составлен в произвольной форме, но утвержден в качестве бланка на предприятии согласно рекомендациям Министерства финансов РФ. Основное назначение свидетельства — обоснование затрат предприятия в части оплаты горюче-смазочных материалов. Организации, которые используют коммерческий автопарк для получения прибыли, т.е. для исполнения должностных обязанностей, имеют право на возмещение 20% НДС. Но все траты на ГСМ должны быть подтверждены. Имея на руках путевой лист, можно определить, сколько времени автомашина находилась в режиме использования в служебных целях, какой объем бензина или дизеля был израсходован в этот период и сколько это стоило. В документе также фиксируются и другие траты, сопровождающие эксплуатацию служебного автотранспорта.
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Куда списать гсм без путевых листов
ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.
Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист.
Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243). Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа? А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем. Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений.
Основной документ, подтверждающий объем списания
Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.
Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).
В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:
- оформляется на определенное авто;
- описывает выполняемое им задание;
- содержит указание на вид используемого топлива;
- отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
- указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).
Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.
Списание ГСМ без путевого листа
и суммовые разницы (подп.
5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для целей налогообложения эти траты являются внереализационными расходами и относятся на финансовый результат в текущем налоговом периоде.
При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы *(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.
Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.Особенности применения путевых листов Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс. Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего.
А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах.
ГСМ: организация учета и списание
Путевой лист нужно оформить:
-
до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены или рабочего дня водителя;
-
до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.
Срок действия путевого листа не регламентирован. Однако в каждом документе нужно указать дату, когда его можно использовать.
Медработники, которые осматривают водителей перед рейсом и после него, делают запись об осмотре в путевом листе и подтверждают ее подписью. Подпись нужно расшифровать, написав фамилию и инициалами имени, отчества.
В предрейсовый осмотр входит:
-
рассмотрение жалоб водителя;
-
визуальный осмотр;
-
измерение давления, пульса, температуры тела;
-
выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ.
Если в течение рейса автомобилем управляют разные водители, в путевой лист вносят дополнительные строки. Они нужны, чтобы медработник поставил отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. Из документа должно быть ясно, какая отметка медработника относится к каждому водителю.
Учет ГСМ, автотранспорта в Казахстане
Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).
Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.
Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.
При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование компании или ФИО ИП;
- дата составления документа;
- члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
- сведения о водителе (ФИО);
- наименование механизма, его инвентарный и госномер;
- вид выполненных работ;
- расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).
Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Как списывать ГСМ без путевых листов
Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2022 № 03-04-05/28243).
А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2022 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.
Правила оформления и ведения путевых листов
Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2022 № 152, который действует в редакции от 21.12.2022, вступившей в силу 01.03.2022. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2022 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2022 № 476, с 15.12.2022 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.