Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести деловую переписку: ключевые правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Приглашаем Вас посетить 17 марта 2016 года семинар по созданию международной программы страхования, организованный специально для партнеров AIG Марком Голденбергом, региональным советником международной программы страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии образовательных мероприятий, поскольку обладает самым обширным опытом в области многонационального страхования.
Учитывая его текущий опыт проведения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, мы уверены, что семинар будет очень интересным и даст ответы на многие вопросы в этой области.
Регистрация осуществляется путем ответа на это письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента
Как я могу вернуть деньги, которые я заплатил за ваши кровавые услуги? Я хочу потратить их на что-нибудь другое, кроме вашей порносистемы. Пользуйтесь своим собственным гребаным сервисом servis. tutu. net.
Если я вас правильно понял, вы не удовлетворены нашим сервисом и хотите вернуть свои деньги.
2. уточнение понимания получателем нашего запроса/жалобы/вопроса. Это особенно важно, если письмо получателя имеет смешанный отический характер и не может быть понято.
Мы расскажем вам, как это сделать, в соответствии с пунктом 2.4. Если вы не намерены пользоваться нашими услугами в будущем, вы можете получить возмещение. Для этого отправьте нам официальное заявление (форма прилагается).
Как только мы получим его, мы начнем процесс возврата средств. Как правило, этот процесс длится не более трех дней. Если что-то в моем ответе требует дополнительных разъяснений, пожалуйста, напишите или позвоните мне — я обязательно вам отвечу.
Андрей, вы готовы прекратить общение с нами, потому что я чувствую себя с вами одинаково некомфортно. В этом случае, я думаю, и вы, и мы проиграли. Мы упускаем клиента, а вы — возможность воспользоваться нашим сервисом (гарантируем, что сервис очень приятный и эффективный!).
Если вы готовы потратить время на то, чтобы разобраться в ситуации, напишите, что произошло, и попросите вернуть деньги. Мы разберемся в причинах и поможем вам пользоваться услугой настолько комфортно и эффективно, насколько это возможно для вас.
5. используйте бэкграунд, чтобы выразить свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля письма.
Клише для выражения просьбы не использовать оскорбительные выражения в электронных письмах: — Старайтесь не использовать неуместные выражения. Это не способствует конструктивным решениям. — Обратите внимание, что компания оставляет за собой право не отвечать на сообщения, содержащие вульгарные или непристойные выражения в адрес ее компании или сотрудников.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
- излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
- использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
- тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
- склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
- устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
- похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
- ошибки в числительных;
- двойные кавычки.
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
- перемена местами структурных частей документа;
- несоблюдение правил оформления;
- использование в письме фамильярных обращений;
- неполные реквизиты.
Что включить в официальное письмо
Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюсти этикет официального письма, вам следует включить в него перечисленные ниже элементы:
-
Заголовок, в котором указывается ваш адрес и адрес получателя
-
Формальное приветствие
-
Один абзац с указанием причин, побудивших вас написать письмо
-
Еще один абзац, развивающий вводный абзац
-
Заключительный абзац, завершающий письмо
-
Подпись к заключительному письму
-
Необходимые приложения, подтверждающие документ
Лучше всего использовать стандартные шрифты, предоставляемые службой электронной почты по умолчанию. Профессиональные письма, набранные шрифтом Comic Sans, трудно воспринимать всерьез. Важные фразы могут быть насыщенными, но не экспериментируйте с цветом.
Излишне красочные письма редко выглядят серьезно. Единственное исключение — сопроводительная документация. Здесь имеет смысл зашифровать исправления, чтобы человеку не пришлось искать их самостоятельно.
Также не стоит использовать заглавные буквы, так как они часто используются для обозначения того, что человек не является членом группы. Это неформальный способ записи слов, которые вы произносите вслух в реальном разговоре. У вашего собеседника может не быть привычки думать, что вы кричите на него.
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата
Написание делового письма начинается с требований, которые необходимо определить. Это те элементы, которые их определяют. Как правило, все необходимые элементы размещаются в начале письма в верхнем левом и правом углах страницы.
Реквизиты отправителя (получателя) сообщают, от какой компании исходит письмо. Как правило, стандартные бланки писем уже содержат эту информацию.
Она содержит полное юридическое наименование в форме собственности, адрес, номер телефона, веб-сайт, номер налоговой регистрации и PSRN. Он указывается в левом верхнем углу.
Адресные реквизиты содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его компании, полное имя и адрес, по которому отправляется письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в резком падении.
Образец делового письма
В деловом письме должна быть структура:
- официальное приветствие;
- вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
- главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
- заключение — пожелания и благодарность;
- вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
- контактные данные — электронная подпись.
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.
Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
- Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
- Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
- Благодарность за уделенное время.
- Пожелания и предложения формата для новой встречи.
- Контактные данные участников.
Чего не стоит писать в деловом письме: чек-лист
Убедитесь, что в тесте коммерческого послания нет:
- Красочных эпитетов, оценочных суждений и описательных прилагательных в превосходной форме. Красивейший, великолепный, неповторимый — передают эмоции, но никак не вписываются в деловой этикет.
- Сложных предложений. Избегайте предложений на 4-5 строк, с причастными и деепричастными оборотами — разбивайте их на более простые и короткие.
- Длинных перечислений. Если они не представлены буллитами, а написаны в одну строку — это сложно для восприятия.
- Фамильярности. Уменьшительные имена — Саша, Маша, Паша вместо Александр, Мария и Павел в деловой переписке неуместны.
- Терминов, которые могут не знать получатели. При использовании таких терминов требуется краткая расшифровка.
- Нескольких не связанных между собой месседжей. Например, уведомления о получении оплаты и заодно просьбы о встрече с руководителем.
- Фривольностей и отступлений. Это могут быть сленговые слова, уменьшительные слова, смайлы и эмодзи, апелляция к общим воспоминаниям, рассказы о не связанном с темой делового письма личном опыте.
- Обращения на «Вы» к группе лиц. С большой буквы местоимения «Вы» и «Вас» пишутся только в деловом письме, адресованном конкретному человеку.
Объясняем, как правильно составить деловое письмо
Деловые письма принято писать на фирменных бланка организации, так как на них по умолчанию прописаны реквизиты компании. Эти сведения могут потребоваться получателю для того, чтобы проверить контрагента на надёжность. Возможно, такой организации не существует вовсе. Если было принято решение составлять документ на чистом листе бумаги формата А4, информацию о компании придётся указывать вручную.
В шапке письма отмечаем, кому и от кого оно направляется. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность руководителя компании-получателя, её наименование со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же указываем те же данные, но уже об отправителе (в родительном падеже).
Ниже по документу посредине листа пишем слово «письмо», присваиваем ему уникальный номер для регистрации, указываем дату составления. Затем с красной строки начинаем формировать сам текст официальной бумаги. Начать его следует с обращения к руководителю. Следующим шагом излагаем суть письма: выдвигаем требования, оставляем запрос, предлагаем воспользоваться услугами, назначаем встречу и так далее.
Если необходимо получить ответ от контрагента, указываем способы обратной связи. Это может быть почтовый адрес или адрес электронной почты.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Правила написания и распространенные ошибки
Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:
- составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
- использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
- основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
- в обращении использовать имя и отчество руководителя;
- указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
- отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.