Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чек-лист «Адаптация» (для нового сотрудника)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пункты, собранные в чек-листе, — общие и охватывают аспекты, которые можно включить в адаптацию сотрудника. Выбирайте подходящие и не забывайте, что информацию стоит давать в электронном виде, чтоб она была под рукой и не потерялась.
Знакомство с коллективом и правила общения
Главная цель — помочь новому члену команды влиться в коллектив, для этого важно максимально описать атмосферу в команде:
- рассказать, кто и чем занимается;
- объяснить правила взаимодействия с руководством, коллегами и подчиненными — например, в компании принято давать обратную связь по задачам и хвалить за успехи;
- уведомить о конфиденциальности — например, суммы сделок запрещено обсуждать в коллективе и за пределами фирмы;
- перечислить важные праздники и традиции в команде.
Выполняйте свою работу качественно и без ошибок
В самые первые дни работы, когда Вы являетесь новым сотрудников в компании, старайтесь выполнять свою работу качественно и без ошибок, чтобы продемонстрировать своим коллегам свой профессионализм и полное соответствие должности. При этом, если Вы столкнулись с чем-то новым, то не бойтесь спрашивать или же просить помощи у своих коллег, особенно, в самые первые дни работы. Помните, что все отлично понимают, что Вы новый сотрудник в компании и Вам необходимо, как можно быстрее вникнуть в работу. Поэтому, Ваши коллеги придут Вам на выручку и не откажут Вам в помощи. Ведь каждый из них отлично понимает, что когда-то и он был новичком в компании, и нуждался в помощи.
В заключении стоит добавить, чтобы быстро адаптироваться в коллективе, особенно, когда Вы новый сотрудник, всегда к своей работе подходите максимально ответственно и профессионально, а также, никогда не забывайте про деловой этикет и будьте коммуникабельным и открытым для общения человеком.
Поделиться
Как добиться быстрой адаптации сотрудников
Адаптационный период зависит от многих факторов, но в целом может длиться от одного до трех месяцев. Вы способны уменьшить время на привыкание подчиненного до пяти дней, если будете руководствоваться следующими принципами:
- Познакомьте нового сотрудника с коллегами в первый день, в т. ч. с работниками других подразделений – бухгалтерии, администрации, склада, секьюрити и др. Самостоятельное знакомство со всем штатом может занять месяц и больше, а это притупляет эффективное взаимодействие в процессе работы. Компания должна быть единой командой с общей миссией и целями.
- Разработайте учебник по продукту. Если менеджер не знает продукт, который он предлагает, у него не получатся высокие продажи. Учебник должен быть емким, понятным, полностью отражать информацию о продукте, его ассортименте. Ведь одно из ключевых явлений в продажах – вера менеджера в выгоду продукта, а для этого нужно знать все его достоинства и недостатки, особенности пользования и пользу для клиентов.
- Создайте систему обучения и включите сотрудника в нее. Под системой обучения не нужно представлять действительно целое учебное заведение с преподавателями. Это может быть школа продавца, где новых сотрудников в течение 1–2 дней обучают скриптам, продукту, корпоративной этике и пр.
Чему обучить менеджера по продажам:
- Кто ваша целевая аудитория. Как происходит лидогенерация – где ищут новых покупателей, какие у них особенности поведения, ценности, интересы, как проводится квалификация клиентов на первом этапе продаж, «горловине» воронки.
- Технология продаж и техники переговоров. Как отрабатывать возражения. Здесь приводятся конкретные приемы, которые должен применять продавец при контакте с покупателями – присоединение, обращение по имени, СПИН-вопросы, вход в воронку вопросов, работа с возражениями по алгоритму и пр.
- Примеры лучших переговоров ваших продавцов с покупателями, записанные в виде текста или аудио/видеоформата.
- Истории использования вашего продукта клиентами. Здесь нужно рассказать об отзывах, пожеланиях клиентов, их достижения с приобретенным продуктом.
- Кто ваши конкуренты. Сравнение сильных и слабых сторон ваших и конкурентных продуктов, чтобы менеджер мог оперировать этой информацией при возражениях клиентов с отсылкой на другие компании.
- Личный лист развития.
- Показ результатов и динамики активности менеджеров с помощью доски достижений или цифровой панели по типу Dashboard.
Обоснование необходимости введения новой должности
Одним из внутренних нормативных актов, на которое организация опирается в своей деятельности, является штатное расписание.
Оно отражает, какие должности существуют в данной фирме, какой месячный оклад положен каждой из них.
Соответственно, новая должность обязательно должна быть в нем отражена (Письмо Роструда № 428-6-1 от 22.03.12).
Руководитель фирмы или иное уполномоченное лицо осуществляет это на основании своего приказа.
Подробнее о том, кто составляет, утверждает и делает его проверку на предприятии, читайте тут.
Обычно это связано с расширением бизнеса.
Также новая должность создается, скажем так, с “разгрузочной” целью, если например, на одном специалисте, отвечающем за ту или иную сферу деятельности компании, лежит несколько функций – к примеру, финансист одновременно является и секретарем, и эйчар-менеджером.
Или, к примеру, секретарь компании является и кофе-леди, и бухгалтером, и переводчиком одновременно. Одно дело, если сотрудник справляется с этим легко, но если нагрузка ощутимая и выполняются не все функции, которые отвечают потребностям бизнеса,то ответ на вопрос о необходимости введения нового специалиста может быть только одним – он нужен.
Остается другой вопрос, как сделать это правильно. Собственно, принцип здесь один и тот же: сперва работники отдела приходят к выводу, что действующих единиц у них в департаменте мало и они явно не справляются с поставленными задачами или делают это с огромными сложностями.
Далее инициатива передается сотрудникам службы персонала и директорату , которые уже проводят аналитическую работу, подсчет данных, делают выводы о предстоящей нагрузке будущего работника, его функционале.
Готовится проект должностной инструкции и предъявляется генеральному директору, а уже он сам принимает решение, действительно ли нужен новый специалист в его компании.
Издается приказ, в бухгалтерию поступает распоряжение о внесении новшеств в штатное расписание.
На новую вакансию осуществляется поиск кандидатов и нужный утверждается.
В штатное расписание обязательно вносятся следующие нюансы:
- структурные метаморфозы фирмы – например создание одного департамента и ликвидация другого;
- нюансы в организации производства и труда, изменения в зарплате;
- добавление или исключение тех или иных единиц исходя из потребностей бизнеса.
Подробнее о том, что должно в себя включать правильное штатное расписание, читайте тут, а о его составлении узнайте в этом материале.
Чем полезен чек-лист?
Вопрос адаптации регламентирован
: есть инструкция, по ней можно пройтись и проставить галочки. Инструкция публична: в нее вовлечен новый сотрудник, наставник и вся команда.
Чек-лист — масштабируемый и гибкий инструмент
. Я делюсь им с вами, вы поделитесь им внутри компании и команды. Большая часть чек-листа общая: не привязана к конкретному функциональному подразделению, не содержит нюансов, связанных с продуктом, процессами, архитектурой, бытовыми вопросами и традициями. Общие моменты добавьте в шаблон и дополняйте, в зависимости от функционального подразделения, сотрудники которого задумались заняться онбордингом в своем коллективе.
Дорожная карта целей перед глазами
. С ней прохождение испытательного срока комфортнее. Это четкая последовательность действий — набор из 30-50 пунктов, которые шаг за шагом будут приближать его к цели. Прохождение пунктов похоже на игру с разными миссиями, которые надо выполнить, чтобы добраться до «Большого босса». Чем больше выполнили, тем ближе победа.
Максимально быстрое вхождение сотрудников
. Не забывайте про бизнес. Вы потратили много денег и ресурсов, чтобы нанять классного специалиста, не потеряли его и максимально быстро вывели на показатели производственной эксплуатации — это главная цель, компания довольна.
Аргумент для досрочного прохождения испытательного срока
. Для некоторых новичков чек-лист становится вызовом. Я встречал людей, которые выполняли его досрочно и проходили по всем пунктам за 1,5-2 месяца. Это хорошее подспорье в обсуждении вопроса о досрочном закрытии испытательного срока. Можно подойти к руководству с документом и сказать: «Смотрите, у нас есть процедура, регламент. Обычно на это уходит 3 месяца, а Даша прошла за 2. Мы проверили, все хорошо, давайте брать».
Можете воспользоваться примером адаптационного чек-листа для специалиста по обеспечению качества. Общая структура и логика составления оформлены как в материале. В остальном адаптируйте под собственные нужды.
Чек-лист полезный инструмент адаптации. Но в системе адаптации есть даже автоматизированные инструменты. Они помогают приобрести новичку новый опыт, сокращают риски потери сотрудников и повышают скорость их «разгона». Какие это инструменты и как их применять на практике, поговорим на Knowledge Conf 2021.
Если вам есть, что рассказать об управлении знаниями, мы ждем вас среди докладчиков — подавайте доклад. Дедлайн подачи — 18 марта. Если больше интересно послушать, а потом применить новые практики и опыт — бронируйте билеты, 23 февраля цена повысится. Следите за новыми статьями об управлении знаниями на Хабре, в Telegram-канале, задавайте вопросы в чате конференции.
Этапы адаптации персонала
Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.
Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:
- Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
- Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
- Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
- Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.
Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Что такое адаптация персонала
Адаптация, или онбординг, персонала – это процесс, который компании проходят, чтобы приветствовать и интегрировать новых сотрудников в компанию. Само это определение предполагает, что процесс адаптации на новом месте выходит далеко за рамки первого дня на работе: он продолжается до тех пор, пока сотрудники полностью не приспособятся к своей роли и команде.
И в этом главное отличие адаптации от ориентации. Адаптация сотрудника в компании относится к любому действию, которое помогает понять, как все работает в новой рабочей среде, познакомиться с культурой компании и почувствовать себя нужным и ценным в новой команде.
Ориентация – это всего лишь первый шаг в адаптации. Новые сотрудники изучают основы новой среды: например, они могут ознакомиться с офисным зданием и политикой компании, понять свои новые должностные обязанности и познакомиться со своими коллегами.
Чем полезен чек-лист?
Вопрос адаптации регламентирован: есть инструкция, по ней можно пройтись и проставить галочки. Инструкция публична: в нее вовлечен новый сотрудник, наставник и вся команда.
Чек-лист — масштабируемый и гибкий инструмент. Я делюсь им с вами, вы поделитесь им внутри компании и команды. Большая часть чек-листа общая: не привязана к конкретному функциональному подразделению, не содержит нюансов, связанных с продуктом, процессами, архитектурой, бытовыми вопросами и традициями. Общие моменты добавьте в шаблон и дополняйте, в зависимости от функционального подразделения, сотрудники которого задумались заняться онбордингом в своем коллективе.
Дорожная карта целей перед глазами. С ней прохождение испытательного срока комфортнее. Это четкая последовательность действий — набор из 30-50 пунктов, которые шаг за шагом будут приближать его к цели. Прохождение пунктов похоже на игру с разными миссиями, которые надо выполнить, чтобы добраться до «Большого босса». Чем больше выполнили, тем ближе победа.
Максимально быстрое вхождение сотрудников. Не забывайте про бизнес. Вы потратили много денег и ресурсов, чтобы нанять классного специалиста, не потеряли его и максимально быстро вывели на показатели производственной эксплуатации — это главная цель, компания довольна.
Аргумент для досрочного прохождения испытательного срока. Для некоторых новичков чек-лист становится вызовом. Я встречал людей, которые выполняли его досрочно и проходили по всем пунктам за 1,5-2 месяца. Это хорошее подспорье в обсуждении вопроса о досрочном закрытии испытательного срока. Можно подойти к руководству с документом и сказать: «Смотрите, у нас есть процедура, регламент. Обычно на это уходит 3 месяца, а Даша прошла за 2. Мы проверили, все хорошо, давайте брать».
Можете воспользоваться примером адаптационного чек-листа для специалиста по обеспечению качества. Общая структура и логика составления оформлены как в материале. В остальном адаптируйте под собственные нужды.
Работодатель определяет успешность испытательного срока.
Обе стороны трудового договора делают определенные выводы, сотрудник о предприятии и дальнейшем сотрудничестве и администрация компании о работнике.
Можно предусмотреть оценочный лист, который должен заполнить сотрудник. На основе него можно проанализировать степень усвоения полученной информации сотрудником, насколько вник он в трудовой и корпоративный процесс. Отдел персонала опрашивает «старых» сотрудников, какое мнение у них сложилось о новом работнике, собираются отзывы от руководителей.
После анализа полученной информации, делаются выводы и оглашаются результаты сотруднику, прошел он испытательный срок или нет.
Естественно, что описанные этапы программы адаптации персонала не являются догмой, каждый работодатель самостоятельно определяет этапы и сроки введения в должность.
Возможно, для разных должностей будет предусмотрена индивидуальная адаптационная программа.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Что влияет на адаптацию нового сотрудника
Вот несколько моментов, которые могут повлиять на процесс адаптации новых сотрудников:
- размер компании
Мелкие фирмы обычно обходятся без системы адаптации, а вот большим она часто необходима.
По словам Дарьи Мостокаловой, каждая компания сама решает, нужно ей внедрять адаптацию персонала или это лишний этап: «Есть отрасли и должности, где задачи максимально просты, процессы формализованы и автоматизированы, риски в случае ухода сотрудника невелики, как и стоимость самого подбора – тогда, возможно, и нет смысла тратить много ресурсов на адаптацию. Моя карьера началась в IT, мы занимались федеральными и государственными проектами, с большими чеками и рисками. Это высокие зарплаты и конкуренция за сильнейших специалистов. Мало было привлечь в команду хорошего сотрудника – важно его как можно быстрее ввести в курс дела, доучить, если это необходимо, чтобы он начал приносить пользу и, безусловно, удержать, поэтому всегда достаточно много ресурсов тратили на адаптацию, развитие, мотивацию сотрудников, где бы я ни работала.
Если у вас большие планы и амбиции, и вы планируете их реализовать не в одиночестве – вам потребуется команда. От адаптации зависит, будете ли вы работать слаженно, соблюдать договоренности, идти к единым целям».
- социальный климат в компании
Если у нее есть четкая корпоративная культура, коллектив подобран так, что все друг друга поддерживают и объединены общими целями, царит доброжелательная обстановка, то новички быстрее вливаются в коллектив и работу.
- должность и компетенции нового члена коллектива
Адаптация проходит менее болезненно, если новый сотрудник уже обладает нужными для должности знаниями и навыками. Должности руководителей и топ-менеджеров предполагают больший объем работы и ответственности, поэтому приспосабливаются такие сотрудники дольше.
- объем работы
Он должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций, которые появляются внезапно в процессе работы.
- мотивация новичка
Как ускорить процесс адаптации нового сотрудника
Чем быстрее пройдет адаптация нового сотрудника, тем лучше для компании – она получит отличного специалиста в короткие сроки, сэкономив при этом время и деньги.
«По итогам регулярных опросов в компании коллеги неизменно выделяют в качестве главных факторов сильную команду, здоровую атмосферу, эмоциональную зрелость коллег, хорошо выстроенные процессы и детально описанные продукты компании. Когда все четко, понятно описано, а задавать вопросы безопасно и есть понимание, к кому можно подойти – все это заметно снижает уровень стресса и повышает скорость адаптации», – говорит Дарья Мостокалова.
Разберем подробнее, какие способы и методы применяют для того, чтобы ускорить процесс адаптации.
- В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
- Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
- Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.