Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет трудовых книжек в 2024 году казенного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.
Приобретаем и выдаем трудовые книжки
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Новое в учетной политике на 2022 год
Обновлённая форма трудовой книги по размерам стала больше, благодаря внесению больше количества разделов.
К примеру, для раздела «Информация о работе» теперь отведено 14 разворотов (вместо 10).
Раздел «информация о награждении» сейчас включает 7 разворотов (вместо 10).
Внешняя часть осталась без изменений: титульник и внутренние листы со строками для указания информации о трудовой деятельности остались в исходном виде.
- Заполнение трудовых книг возможно не только от руки. Информации можно указывать, используя штампы или печать на принтере2.
- Дополнительное требование: указания дат в каждом разделе трудовых книжек осуществляются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, а год – четырёхзначными).
- Исключено требование о внесении информации в трудовую книгу при личном нахождении работника, устраивающего на работу впервые.
- Нет необходимости в ознакомлении сотрудников со всеми записями, указывающими в личной карточке под роспись. В том числе нет необходимости в заверении подписями увольняемого работника всех записей, вписываемых в книгу в процессе работы.
- Период для внесения записей в трудовую книгу (приём на работу/переводы/награждения) – пять рабочих дней.
- При увольнении по причине перевода работника на другую работу (постоянную) необходимо вписать наименование юридического лица или ИП, к которому он устраивается.
- Для работников, осуществляющих деятельность дистанционно, конкретизировано, что данные вносятся исходя из желания удалённого работника при передаче им бумажной книги лично или посредством почты.
- Данные о работе по совместительству можно вписывать как последовательно, так и блоками – единовременно о трудоустройстве и об увольнении.
Запись о работе по совместительству вписываются «основным» работодателем базируясь на документе, постановляющем трудовую деятельно по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Детально: если необходимо сделать такую запись, но в настоящее время человек не осуществляет деятельность, то он может обратиться к работодателю, у которого ранее был трудоустроен по совместительству.
- Работодатель лично составляет книги/журналы по ведению бланков трудовых книжек и их вкладышей, в том числе ведения перемещения трудовых книжек.
Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.
В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Какую форму трудовой книжки нужно применять в 2021 и 2022 году
1. Скорректировали порядок заполнения и следующие формы:
- баланс главного распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов, источников финансирования дефицита бюджета (ф. 0503130);
- отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
- справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125);
- пояснительная записка к балансу (ф. 0503160):
- таблица № 1 «Сведения о направлениях деятельности» — ранее «Сведения об основных направлениях деятельности»;
- таблица № 4 «Сведения об основных положениях учетной политики» — ранее «Сведения об особенностях ведения бюджетного учета»;
- сведения об исполнении бюджета (ф. 0503164);
- сведения об исполнении мероприятий в рамках целевых программ (ф. 0503166);
- сведения о движении нефинансовых активов (ф. 0503168);
- сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169);
- сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173);
- сведения о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств (ф. 0503175);
- сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства (ф. 0503190).
2. Из состава Пояснительной записки (ф. 0503160) исключили сведения о количестве подведомственных участников бюджетного процесса, учреждений и государственных унитарных предприятий (ф. 0503761), о результатах деятельности (ф. 0503162).
- Приказ Минфина России от 16.12.2020 № 313н — изменения в Приказе № 15н.
Финансисты скорректировали заполнение расшифровки дебиторской задолженности по выданным авансам (ф. 0503191).
Приглашаем пройти специализированный бюджетный курс «Отчетность бюджетных, автономных и казенных учреждений».
- Приказ Минфина России от 29.10.2020 № 250н — изменения в Инструкции № 191н.
В составе системы бюджетов появился новый уровень — бюджеты муниципальных округов. Отчетность этих бюджетов с 2021 года будет входить в состав консолидированной отчетности. Поэтому финансисты внесли правки в следующие формы:
- консолидированный отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (ф. 0503152);
- отчет об исполнении консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503317);
- баланс исполнения консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503320);
- консолидированный отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503321);
- консолидированный отчет о движении денежных средств (ф. 0503323).
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.
В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.
Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Как по новым правилам вести учёт трудовых книжек?
15. Расчеты по выданным авансам. Учет выданных авансов по договорам на поставку материальных ценностей (работ, услуг). Учет выданных авансов другим бюджетам бюджетной системы РФ. Списание задолженности по суммам выданных авансов в связи с невозможностью взыскания. Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов по выданным авансам. Группировка расчетов по выданным авансам по счетам бюджетного учета.
23. Расчеты по оплате труда. Подготовка приказов на прием, перевод, увольнение, отпуск. Заполнение Табеля учета рабочего времени. Оформление Расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Формирование Журнала операций расчетов по оплате труда. Ведение Книги аналитического учета депонированной (не выданной) заработной платы. Начисление ежемесячной компенсационной выплаты матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Осуществление премирования сотрудников. Оформление отдельных документов по начислению заработной платы. Сдача отчетности по движению трудовых книжек.
Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.
Рекомендуем прочесть: Повреждения это
Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
Чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225, далее – Правила).
Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003г. №117н).
Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика. Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
Согласно пункту 2 статьи 525 Гражданского кодекса РФ, к отношениям по поставке товаров для государственных или муниципальных нужд применяются правила о договоре поставки, а также иные нормы, предусмотренные главой 30 «Купля-продажа» Гражданского кодекса РФ.
Приобретение и выдача трудовых книжек. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011г. №180н, расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на статью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Какие проводки сделать в учете?
Как следует из пункта 102 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010г. №174н, расходы на приобретение бланков трудовой книжки отражаются в бюджетном учете записью:
| операции | Дебет | Кредит |
| Отражены расходы на приобретение бланков трудовых книжек | 1401 20226 «Расходы на прочие работы, услуги» | 302 26730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» |
Поступившие бланки трудовых книжек учитываются в условной оценке (обычно – 1 руб. за бланк) на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Аналитический учет посчету 03«Бланки строгой отчетности» ведется по каждому виду БСО и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества.
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности (БСО). Они выдаются лицу, ответственному за их ведение, по заявке.
Положение об учетной политике на 2022 год
Казенное учреждение находится в ведении органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств. Взаимодействие казенного учреждения при осуществлении им бюджетных полномочий получателя бюджетных средств с главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, в ведении которого оно находится, осуществляется в соответствии с БК РФ (пункт 1 статьи 161 БК РФ).
Основным нормативным документом в области бухгалтерского учета является Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), и сфера его применения распространяется в том числе на некоммерческие организации. Более того, он обязателен к применению и организациями государственного сектора, в число которых входят государственные (муниципальные) учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов.
Заполнение трудовой книжки в 2022 году: образцы
Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).
После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: «Принят по такой-то профессии (должности)». Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Семинар: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ В 2013 ГОДУ
15. Расчеты по выданным авансам. Учет выданных авансов по договорам на поставку материальных ценностей (работ, услуг). Учет выданных авансов другим бюджетам бюджетной системы РФ. Списание задолженности по суммам выданных авансов в связи с невозможностью взыскания. Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов по выданным авансам. Группировка расчетов по выданным авансам по счетам бюджетного учета.
23. Расчеты по оплате труда. Подготовка приказов на прием, перевод, увольнение, отпуск. Заполнение Табеля учета рабочего времени. Оформление Расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Формирование Журнала операций расчетов по оплате труда. Ведение Книги аналитического учета депонированной (не выданной) заработной платы. Начисление ежемесячной компенсационной выплаты матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Осуществление премирования сотрудников. Оформление отдельных документов по начислению заработной платы. Сдача отчетности по движению трудовых книжек.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Проводки по заработной плате в бюджетном учете
- 211 — «Заработная плата»: сюда необходимо отнести расходы на все выплаты денежных средств в соответствии с договорными обязательствами; кроме этого, здесь отражают различные удержания из начисленной зарплаты сотрудника (членские профсоюзные взносы, НДФЛ, возмещение морального вреда, причиненного работником, алименты и пр.);
- 212 — «Прочие выплаты»: используется для начисления расходов на оплату не относящихся к зарплате дополнительных выплат, компенсаций (например, суточных при служебных командировках, компенсаций за использование автомобиля и пр.);
- пособия, например, те, что выплачиваются за счет ФСС сотрудникам, относят на подстатью 213 (в т. ч. пособие по беременности и родам, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие по уходу за детьми и т. д.).
- Дт 0 401 20 211 «Расходы по зарплате» Кт 0 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по зарплате»
- Дт 0 109 61 211 «Затраты на зарплату в себестоимости готовой продукции» Кт 0 302 11 730
- Дт 0 109 71 211 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг по заработной плате» Кт 0 302 11 730
- Дт 0 109 81 211 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг по зарплате» Кт 0 302 11 730
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
Обязаны ли учреждения обеспечивать работников трудовыми книжками? В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете бланков трудовых книжек, а также операций по их выдаче? Облагается ли плата за выданные бланки НДС и налогом на прибыль?
Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.
2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03-07-11/367).
В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).
Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки
В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере
Председатель Правления ПФР рассказал о «пенсионном маневре» Пресс-служба министерства труда и социального развития РФ разместила на сайте министерства интервью председателя Правления ПФР Антона Дроздова, председателя комитета Совета Федерации по социальной политике Валерия Рязанского и члена того же комитета Игоря Чернышева ]]> телеканалу «Россия-24» ]]> . По словам Игоря Чернышева, новые пенсионные правила приняты «безусловно, в интересах нынешних пенсионеров и тех, кому на пенсию уходить в ближайшее время». «Государство должно на более длительный период определять правила игры, а пенсионной особенно», — сказал Игорь Чернышев.
В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.
Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Трудовые книжки приняты в качестве активов: Дебет Кредит Пояснение 10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов 19 60 Отражён НДС 006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности 91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов 91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам 73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Документы, используемые для учёта трудовых книжек В соответствии с п.
В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.