Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимиле где можно использовать в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство не дает четкого ответа на вопрос, на каких документах можно ставить факсимиле. В некоторых случаях установлен прямой запрет на его использование. В других для подписания документов факсимильной подписью нужно выполнить определенные условия.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Использование факсимиле при подписании договора
Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК).
По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018).
Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.
Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).
Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее. Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.
Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.
Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).
Использование факсимиле в актах выполненных работ
Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется.
Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:
- название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
- подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.
Факсимильная подпись: изготовление, использование
Изготовление факсимильной подписи:
- Создание шаблона: Для изготовления факсимильной подписи необходимо создать шаблон, в котором будет отображаться подпись. Шаблон можно создать при помощи графического редактора или специального программного обеспечения.
- Сканирование подписи: Полученный шаблон загружается в факсимильный аппарат, который проводит сканирование оригинальной подписи и создает копию в виде изображения.
- Установка параметров: При изготовлении факсимильной подписи необходимо установить параметры, такие как размер, цвет, контрастность и т. д., чтобы получить максимально точное отображение подписи.
- Проверка качества: После изготовления необходимо проверить качество факсимильной подписи, чтобы удостовериться, что она является точной копией оригинала.
Использование факсимильной подписи:
- Документация: Факсимильная подпись используется для подтверждения подлинности документов, таких как договоры, соглашения, решения и прочие.
- Дистанционное взаимодействие: Факсимильная подпись позволяет осуществлять дистанционное взаимодействие и отправлять подписанные документы по факсу или электронной почте.
- Сокращение времени: Использование факсимильной подписи позволяет сократить время, затрачиваемое на отправку и получение подписанных документов, так как не требуется оригинальная подпись.
Факсимильная подпись является эффективным средством удостоверения документов и облегчает процесс подписания и обмена информацией. Важно соблюдать законодательство и требования, связанные с использованием факсимильной подписи.
Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году
Типичные ошибкиОшибка:
На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.
Комментарий:
Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.
Ошибка:
Таблица соответствия видов дохода и косгу на 2021 год
- Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
- Комментарий:
- В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.
Факсимиле директора на договорах
⭐ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы
Теоретически гражданское право идентифицирует факсимиле с личной подписью. Но есть проблема. Использование факсимильной печати разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций очень мало.
Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставят штампы в договорах вместо подписей.
Поэтому сначала они должны будут составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.
В противном случае, в случае возникновения конфликта, судья не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.
Факс не заменяет собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, имеющих финансовые последствия:
- платежные поручения;
- банковские чеки;
- инвойсы (что это?);
- накладные;
- акты сдачи-приемки работ;
- налоговая декларация.
При оформлении трудовых отношений и оформлении доверенности руководитель также должен поставить личный автограф.
На практике оказывается, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: указов, циркуляров, благодарностей (писем, благодарностей).
А потом необходимо опубликовать отдельный документ с присвоением прав хранения и проставлением следа конкретному человеку.
Виды и особенности факсимиле
Факсимильная подпись может быть создана из нескольких типов материалов:
- Резина имеет износостойкую структуру, благодаря которой четко передаются все линии, изгибы, формы и т.д. Такой продукт выдерживает большие нагрузки, поэтому факсимиле резины часто заказывают у крупных компаний.
- Твердый полимер имеет менее износостойкую структуру, но за счет недорогого материала можно получить копию, полностью достойную подписи. Поэтому этот метод пользуется наибольшей популярностью у покупателей.
Факс-системы могут быть двух типов:
- Автоматическая установка — это механизм, который имеет встроенную подушку, клише, и при нажатии клише погружается в подушку и оставляет четкое впечатление на поверхности.
- Ручные инструменты: они также могут быть сделаны из пластика или металла, но вам нужно окунуться в отдельную подушечку для штампа. Но в отличие от первого, эта установка имеет компактные размеры.
Каждый из этих продуктов снабжен прозрачным окном вверху, куда можно поместить образец краски, избегая возможной путаницы.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный отпечаток может быть размещен на:
- Почетные грамоты и грамоты.
- Страховые полисы (мед.
- Сертификаты обслуживания и награды.
- Уведомления, уведомления, приглашения, благодарности или поздравительные тексты (письма).
- Патенты, свидетельства Федерального Собрания на интеллектуальную собственность (Распоряжения Роспатента № 60 от 09.03.1993, № 56 от 31.05.2007).
- Подтверждение результатов Единого государственного экзамена (Единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в образовательной и научной сфере (07.04.2006).
- Соглашения и дополнения к ним, если такая возможность прямо оговорена в текстах, указанных или установленных другим соглашением сторон.
Ряд нормативно-правовых актов предусматривает прямой запрет на использование факсимильных оттисков, например:
- Законодательные и другие правовые акты. Федеральные законы в Российской Федерации утверждаются лично Президентом страны, в законах субъектов государства они также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителя и печатью предприятия. Распоряжение ЦБ РФ № 28-я (14.09.2006) позволяет заполнить анкету с помощью компьютерной техники или печатного станка, но не предусматривает аналог рукописной визы.
- Информация об аукционе (конкурентная). В документах о порядке проведения аукционов и конкурсов установлен прямой запрет на использование аналогичного факсимиле. Например, аналогичное требование содержится в приказе Департамента конкурентной политики города Москвы № 70-01-167 / 7 (13.07.2007) приказом Федерального агентства по образованию от 13.07.2007 г. 1182 (07.02.2007).
- Декларирование соответствия товаров (продукции) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование действительной подписи содержится в рекомендациях, утвержденных постановлениями Минпромэнерго РФ от 28 декабря 2010 г. 53 (22.03.2006), н. 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Счета-фактуры.
- Фискальная декларация.
- Документы, для которых требуется нотариальное заверение. Подпись должна быть поставлена от руки и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ нотариального законодательства, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль копиями, в том числе факсимильными ?
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц
Из документа:
Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042
<.>факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <.>.
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах
Из документа:
Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33
<.>Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. <.>.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ
Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.
Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.
Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.
Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.