Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы в бухгалтерском учёте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.
Нюансы составления первичных учётных документов
ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.
- Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
- Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
- Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
- Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.
Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте
На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.
На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.
Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:
-
товарную накладную;
-
товарный чек;
-
акт выполненных работ или оказанных услуг.
Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 23 и пунктом 2 части 1 статьи 28 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2019, № 30, ст. 4149), подпунктом 5.2.21(1) пункта 5.2 Положения о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3258; 2020, № 6, ст. 698), программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2019 -2021 гг., утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 июня 2019 г. № 83н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 июня 2019 г., регистрационный № 55062), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — Стандарт).
2. Установить, что Стандарт применяется с 1 января 2022 года. Организация может принять решение о применении настоящего Стандарта до указанного срока.
Разделение по стадиям бизнеса
Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.
Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:
- наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
- электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.
Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:
- накладные по товарам;
- чеки на приобретаемую продукцию;
- акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.
Состав первичной документации в бухгалтерии
Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.
Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:
- договоры;
- счета для оплаты;
- платежи;
- накладные на товары;
- акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
- счета-фактуры.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Об исправлении документов
ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» допускает исправления не во всех видах актов. Так, например, нельзя корректировать кассовые и банковские документы.
Под запретом исправления с помощью механических средств — ластика, корректора и т. д.
В таблице содержится информация о том, как правильно редактировать «первичку» и регистры.
|
Наименование документа |
Способ исправления |
|
Акт на бумажном носителе |
Неверная запись (сумма или текст) зачеркивается единой чертой. При этом важно, чтобы информация оставалась читаемой. Сверху делается правильная отметка и обязательно пишется слово «Исправлено». Здесь же проставляется дата внесения корректировок и указываются должность и Ф. И. О. лица, ответственного за оформления акта |
|
Бухгалтерский регистр |
Схема исправлений аналогична той, что предусмотрена для первичной документации. Здесь также возможны следующие варианты корректировки:
|
|
Электронный документ |
Вместо ошибочного электронного документа оформляется новый. Причем в нем обязательно должно содержаться указание на то, что он корректирующий. Также в исправительном акте необходимо оставить ссылку на первоначальный документ |
Регистры бухгалтерского учета
Регистр бухгалтерского учета — это документ, предназначенный для регистрации и накопления данных об объектах бухучета, содержащихся в первичных учетных документах. Регистрацию надо вести на систематической основе в хронологическом порядке. К регистрам бухучета относятся оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и др. Формы регистров бухгалтерского учета определяет руководитель организации. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:
- наименование регистра;
- наименование организации, составившей регистр;
- даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета.
Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации. Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Записи в регистрах производите в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах делайте одновременно в такой валюте и в рублях.
Система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать:
- полноту информации — получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
- системность информации — взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
- обоснованность учетных записей — соответствие данным первичных учетных документов;
- достоверность информации — полноту и точность представления объектов бухучета.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
| Код формы | Наименование формы | Для каких целей применяется, комментарии |
|---|---|---|
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку на территории РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ. | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчёта размера командировочных расходов по ранее утверждённому Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки. |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства. | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515). |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. | Для формирования расчёта суммы компенсации работникам — «северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/подотчётным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов. |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма. | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчётное лицо товаров, работ, услуг малого объёма для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчётный сотрудник. |
| 0504520 | Отчёт о расходах подотчётного лица. | Применяется для учёта расходов с подотчётными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф. 0504512, ф. 0504513, ф. 0504515, ф. 0504516, ф. 0504517, ф. 0504518). |
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?
Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.
Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.
Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.
Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.
Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.
Согласно Методическим рекомендациям Минфина (утв. приказами Минфина № 52н и № 61н), неотъемлемой частью некоторых форм являются листы согласования, ознакомления и голосования.
Например, лист голосования нужно оформлять к формам:
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.0510445);
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
Лист согласования входит в состав форм:
- Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств (ф. 0510433);
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436);
- Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).
Изменения, касающиеся каждого бухгалтера
Кроме достаточно глобальных изменений, которые будут рассмотрены чуть ниже, есть еще ряд нововведений, которые также повлияют на работу всей бухгалтерии.
| Показатель | Расшифровка |
| Повышение уровня МРОТ | С 1 января 2023 года повышена минимальная оплата труда, до 11280 рублей. Это важный показатель, который влияет на множество других в сфере оплаты труда |
| Предпенсионеры | В связи с желанием поддержать предпенсионеров, законодатель ввел ответственность за увольнение такого работника (если это сделано незаконно) или за отказ в трудоустройстве по объективным причинам |
| Диспансеризация | Государство озаботилось здоровьем граждан и закрепило право трудоспособного работающего населения проходить диспансеризацию 1 раз в три года. При этом такой день оплачивается как обычный рабочий |
| Отчетность в орган статистики | Одно из самых долгожданных нововведений – это отмена обязанности сдавать бухгалтерскую отчетность в статистику. Однако, следует помнить, что это правило действует с 2023 года. То есть отчетность за 2023 год нужно будет подать только в налоговую инспекцию |
Другие изменения в бюджетной сфере
Есть еще ряд изменений, которые произошли в сфере бюджетного учета.
С 2023 года скорректированы бланки и формы бюджетных отчетов. Организации бюджетной сферы сдают такую отчетность только в электронном виде. Если внутренними актами организации предусмотрено предоставление еще и на бумаге, то отчеты придется распечатать. В налоговую инспекцию отчеты подаются по той же системе, что и раньше.
Одним из важнейших документов бюджетных организаций является государственное задание. С 2023 года оно должно быть утверждено в течение 15 рабочих дней с момента доведения лимитов бюджетных обязательств получателю средств.
Изменения коснулись также и плана ФХД. Правда, изменения будут актуальны с 2023 года. План будет составляться по новым правилам и на новом бланке.
Не обошли стороной изменения и бюджетных смет. Здесь два основных изменения. Ранее бюджетные сметы содержали информацию о текущих показателях организации. С 2023 года в составе документа отражаются как текущие (фактические), так и плановые показатели деятельности. Когда смета утверждена, она должна попасть к главному распорядителю бюджетных средств не позднее следующего дня после утверждения.
Как видим изменений в бухгалтерском учете достаточно и все они важные. Нововведения коснулись как коммерческого учета, так и бюджетной сферы. Всем бухгалтерам в той или иной степени придется подстраивать свою работу под новые условия работы. Несомненным положительным моментом является то, что подавать бухгалтерскую отчетность в органы статистики большинство налогоплательщиков больше не обязаны. Однако, подача бухгалтерской отчетности на бумаге больше не предусмотрена. Такая отчетность подается исключительно в электронном виде. Исключение – для малого бизнеса. Они будут сдавать электронный отчет только за 2023 год.
Учет запасов и готовой продукции
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
- приходная накладная;
- все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
- для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
- движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
- инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
- приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
- ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).