Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить и заверить оригиналы и копии документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Пример подшитого договора
Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.
Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.
Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.
Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Сшивание документов для налоговой службы
Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:
- Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
- В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
- Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
- Нумерация проводится с первого листа.
- Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.
Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Как сшить договор нитками?
Сразу скажу, что если договор распечатан не нескольких листах, то их нужно пронумеровать.
Затем складываем все листы ровно и переворачиваем к себе тыльной стороной договора, т.е. самой последней страницей.
Берем нитку с иголкой примерно 50 см (лишнее всегда можно отрезать) и протыкаем иглу посередине, ближе к краю листа, откуда идет направление текста. Отступ от края должен быть 1,5 – 2 см. Цвет нитки, как правило, используют белый, хотя можно взять любой. Так же нужно учитывать, что прошиваем двойной ниткой.
Вытягиваем иглу с ниткой со стороны главной страницы договора, но не до конца. Нам нужно, что бы с тыльной стороны договора оставался хвостик из двойной нитки сантиметров 10-15.
Далее мы прошиваем иголку с ниткой ближе к верхнему краю договора с отступом около 8 см, выводим нитку опять на тыльную сторону документа и так же с отступом в 8 см протыкаем иголку у нижнего края листа.
Далее с внешней стороны договора мы вставляем иголку уже в прошитое ранее центральное отверстие и выводим нить с тыльной стороны, где у нас уже есть хвостик нитки. Выравниваем концы нитей по первому отрезку нити и обрезаем. Теперь используя эти нити, связываем прошитый шов со всех сторон и завязываем пару узелков, что бы крепление из нитей оказалось надежным.
Теперь на этот узел нам нужно наклеить прямоугольный кусок белой бумаги, на котором будет указана определенная информация.
Бумага может быть размером 10х4 см. Хотя в зависимости от размера букв она может быть больше или меньше.
И так, наносим на этот бумажный прямоугольник немного клея, накладываем его на нитки с узелком и хорошо прижимаем. Ждем, пока высохнет.
Далее пишем на этом прямоугольнике: «Пронумеровано, прошито…» и еще указываем количество листов, например: «Пронумеровано, прошито, 2 (два) листа».
Но это еще не все. В момент подписания этого договора, нужно сторонам сделки так же поставить подписи на этом прямоугольнике, но так что бы часть подписи заходила на лист основного договора.
Это защитит договор от вскрытия.
Особенности оформления бухгалтерской документации
Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).
- Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
- Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
- Сделайте отверстия.
- Прошейте нитками.
- Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Для чего нужна прошивка документов
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:
- Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
- Какие существуют способы прошивки бумаг.
- Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.
Но обо всем по порядку.
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.
Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.
Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
- Типовая инструкция по делопроизводству.
- Инструкции по документированию Центробанка России.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Нужно ли сшивать договоры
Для внутреннего документооборота прошивка требуется для документов с большим объемом страниц. Если их свыше двух, то рекомендуется надежно прошить. Прошитые дела компактные, и их удобнее сохранять и классифицировать. Такой метод сохраняет целостность документов, защищая от утери и подделки отдельных листов. Если листы не соединены должным образом, то при возникновении конфликтов доказать их принадлежность к конкретному заверенному документу не просто.
Следует подчеркнуть: законодательство не обязывает переплетать договоры с контрагентами. На практике часто используют скоросшиватели, скрепки и степлеры. Иногда и вовсе ничем не скрепляют. Но для надежности следует заверить каждый лист, а не только последний. Если текст умещается на две страницы, то распечатайте на одном листе с обеих сторон.
Но если многостраничную документацию необходимо отправить на регистрацию, проверяющим органам или в архив, то нет сомнений, нужна ли прошивка на договоре, — однозначно да. Прошитые документы требуют и в ФНС, ПФР, Центробанк, нотариус и др.
Если, например, налоговый инспектор проводит проверочные мероприятия, то он вправе запросить для этого любые бумаги (п. 1 ст. 93 НК РФ). Чтобы их представить, листы обязательно следует пронумеровать и прошить по правилам, утвержденным Федеральной налоговой службой (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Помните: если договоры на нитке не прошить в соответствии с требованиями ведомства, то их не примут и посчитают, что вы не согласны отдать документы. А за отказ их предоставить компанию вправе оштрафовать (ст. 126 НК РФ).
Что касается трудового договора, то в законодательстве не указано, что работодатель обязан его прошить нитью. В ст. 67 ТК РФ отмечено только требование составить его письменно в двух экземплярах и подписать обеими сторонами — главой компании и подчиненным. Независимо от наличия прошивки контракт, оформленный по всем правилам, обладает юридической силой.
Аналогичные правила действуют и по вопросу, нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в компании, — такого требования нет. В организациях это делают для удобства по собственной инициативе. То есть если в компании хранят контракты, не скрепленные нитками, но составленные по всем правилам, то они не теряют законной силы. И санкции работодателю не грозят.
Как прошивать документы в 3 или 4 дырки
May 23, 2017 Обсудить 0 0 В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке.
А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все.
Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка — это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид.
К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно.
Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты.
Давайте рассмотрим более подробно, правильно?Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить.
Как прошивать договора
Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.
Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:
- лично, представителем;
- заказным письмом;
- в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.