Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с внутренним ЭДО в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии
Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.
Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.
Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.
Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.
Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.
Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.
Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.
Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.
7 основных видов внутренней документации компании:
- Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
- Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
- Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
- Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
- Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
- Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
- Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
Почему внутренний ЭДО – это выгодно:
- Скорость принятия решений. Оперативность взаимодействия между сотрудниками внутри компании определяет эффективность ее работы. Если процесс принятия решений и подписания документов автоматизировать – выиграют все.
- Исключение ошибок. При использовании бумажного документооборота сотрудники могут сделать опечатку, вписать не ту цифру или перепутать даты. Ошибки в документах могут дорого обойтись компании. Внутренний ЭДО сводит такую вероятность к минимуму.
- Контроль. Система ЭДО позволяет отслеживать отправку и получение электронного документа. Вся история взаимодействия с ним сохраняется, ее всегда можно «поднять» и просмотреть.
- Экономия денег. С использованием внутреннего ЭДО вы экономите средства на бумаге и принтерной краске.
Документооборот без программного обеспечения
Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.
В чем минусы такого подхода?
В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.
Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.
Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.
Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:
-
Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.
-
Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.
-
Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.
Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).
Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.
Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.
Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.
-
Получить УКЭП.
Работа в электронном документообороте: инструкция
Для отправки электронного документа понадобится:
- Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
- Квалифицированная электронная подпись.
Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.
- Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
- Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
- Заверяете файл своей электронной подписью.
- Отправляете контрагенту.
- Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
- Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.
Приобрести и установить СЭД для работы с е-документами недостаточно. Внедрение и организация электронного документооборота — сложный и многоэтапный процесс. Необходимо разработать локальные нормативы, издать распоряжение, ознакомить с новым форматом работы сотрудников.
Пошаговая инструкция перехода на ЭДО такова:
Шаг 1. Проанализировать действующую систему движения документов. Это позволит определить слабые стороны и неэффективные действия со стороны сотрудников. К примеру, анализ поможет определить, на каком этапе тратится больше времени и ресурсов, как долго проходит согласование регистров и проч. А по результатам анализа определяются потребности компании — в усовершенствовании, модернизации системы, внедрении ЭДО, дополнительном контроле со стороны ответственных лиц.
Шаг 2. Установить основные требования к внутреннему документообороту организации — бумажному или электронному, значения не имеет. Руководство ставит цели и задачи, а ответственные специалисты определяют пути их решения. ИТ-сотрудники формируют базовые и расширенные требования к СЭД. Как пример — внутренний и сторонний документообмен, классификация регистров, оперативный поиск, формирование резервных копий, ведение архива и проч.
Шаг 3. Разработать регламент. В положении или инструкции по ЭДО необходимо указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, но с учетом отраслевых и структурных особенностей конкретной организации. Кроме того, в регламентах приводят перечень документов, которые переводят в е-формат, описывают порядок перехода, устанавливают права доступа.
Шаг 4. Издать приказ. В распоряжении определить сроки и порядок перехода, утвердить регламент и назначить ответственных лиц и их функции.
Шаг 5. Установить и запустить систему. Ознакомить и провести инструктаж всех сотрудников, которых подключат к СЭД.
Во-первых, вы начинаете экономить на канцелярских расходах и доставке бумаг. Юридически значимый обмен электронными документами в 99 % случаев дешевле, чем работа по-старому.
Во-вторых, ЭДО улучшает бухучет, снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. Ну и в-третьих, хранение и поиск документов в электронном виде упрощает жизнь, особенно если на пороге стоит налоговая с проверкой.
Полный список выгод:
- снижается стоимость процессов:
- согласования и подписания документов внутри организации;
- занесения информации из входящей первички в учётную систему;
- сокращаются прямые издержки на печать документов, их хранение и уничтожение;
- уменьшаются прямые издержки на доставку контрагентам;
- повышается скорость проведения оплаты по сделке с поставщиками;
- снижаются трудозатраты на согласование документов;
- обеспечивается быстрый доступ к информации по интересующим сделкам.
Опыт применения электронной подписи во внутреннем документообороте организации
В настоящее время применение электронной подписи при межведомственном документообороте уже стало нормой. Обмен электронными документами со сторонними организациями (налоговыми, банками, государственными органами и др.) происходит с применением усиленной квалифицированной подписи. А вот во внутреннем документообороте электронная подпись применяется редко. Почему? Причин, на наш взгляд, несколько.
Во-первых, финансовый аспект
. Если для межведомственного документооборота требуется приобрести всего несколько сертификатов, как правило, для руководителя, его заместителя и главного бухгалтера, то для целей внутреннего документооборота такой сертификат необходимо приобрести почти для каждого сотрудника, поскольку электронная подпись1 применяется на всех этапах жизненного цикла документов (создание, согласование, утверждение, ознакомление).
А теперь умножьте стоимость одного сертификата (2,5–5 тысяч) на количество сотрудников вашей организации. При этом срок действия сертификата 1 год, т.е. организации необходимо обновлять сертификаты ежегодно! Такая расходная статья бюджета мало кого привлекает. Выход из этой ситуации конечно есть: для целей внутреннего документооборота необязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись и прибегать к услугам сертифицированных удостоверяющих центров, вполне достаточно неквалифицированной подписи, при условии надлежащей регламентации этого вопроса в локальных нормативных актах организации
.
Во-вторых, законодательно и технологически еще не решен вопрос хранения электронных документов с ЭП в течение длительного срока
, т.е. документы длительного срока хранения по-прежнему рекомендуется создавать на бумажных носителях.
В-третьих, немаловажным, на наш взгляд, является организационный вопрос. Приняв решение о применении электронной подписи, необходимо четко регламентировать и описать данный процесс, а методических материалов в этой области пока крайне мало
. Данная статья как раз призвана в этом помочь.
Существуют и другие аспекты данного вопроса, о которых мало кто задумывается на этапе принятия решения, а разработчики программных продуктов не спешат об этом информировать, но об этом позже.
Итак, внедрив систему электронного документооборота2, мы решили отказаться от создания отдельных видов внутренних документов на бумажных носителях, а для придания им юридической силы применять усиленную неквалифицированную подпись.
Обязательный и добровольный электронный документооборот
Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения. Ведь крупные и средние компании давно уже сдают отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды в электронном формате.
Касается эта обязанность и многих малых бизнесменов. Например, декларацию по НДС практически все (кроме налоговых агентов) должны сдавать онлайн. А для отчетности, направляемой в ФСС, «порог», после которого работодатель обязан переходить на электронную отчетность – это всего 25 работников, включенных в форму.
Поэтому с понятием электронный документооборот так или иначе знакомы почти все бизнесмены. Вопрос только в том – как перевести «в онлайн» взаимоотношения не только с контролерами, но и с контрагентами.
Оптимизация документооборота
Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.
Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.
В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.
Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.
Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.
Какие же задачи выполняет ЭДО?
обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
производит протоколирование всех процессов;
оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.